Глава 11. Противодействие информационному прессингу

Эта глава поможет вам справиться с тем колоссальным объемом информации, который обрушивается в наши дни на каждого человека. Овладев техникой противодействия информационному прессингу, вы сэкономите массу времени.

Чтобы быть в курсе всего того, что касается нашей работы, хобби, финансов и других аспектов жизни, нам требуется информация. Однако получаем мы ее гораздо больше, чем можем реально усвоить и использовать. Отдельная информация, безусловно, для нас важна, но общий ее поток чрезмерен. Только задумайтесь, сколькими источниками этот поток формируется:

► «макулатурная» почта;

► книги;

► журналы;

► бюллетени;

► радио;

► телевидение;

► реклама;

► электронная почта;

► факсы;

► письма;

► каталоги.

Да, заманчиво охватить всю поступающую информацию, усвоить ее в максимальном объеме. Однако человеческая жизнь слишком для этого коротка. Следует решить для себя, что вам действительно необходимо знать, как эффективно усвоить нужную информацию и как оградить себя от лишней.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

В течение недели, типичной для вашего графика, проведите учет всех способов, которыми вы получаете информацию. Сложите время, уходящее у вас на чтение, прослушивание и просмотр информационных материалов и источников. В итоге вы поймете, почему так важно сократить объем поступающей информации.

Следует определить тот минимум информации, который необходим вам для того, чтобы иметь возможность успешно справляться со своими главными делами. Ведь не станете же вы просматривать весь телефонный справочник, если вам нужен один конкретный телефонный номер. Точно так же потребность в любой другой информации должна удовлетворяться с минимальными затратами сил и времени. Все прочее может составлять предмет вашего досуга и относиться на время, которое вы отводите для отдыха и развлечений.

Приобретение излишней информации может быть оценено в терминах как финансовых расходов, так и затрат времени. Книги и журналы стоят денег; особенно дорого обходятся специализированные информационные материалы. Время, которое тратится на усвоение ненужной информации, можно оценить, исходя из размера вашей заработной платы. Так, чтение двух лишних журналов может стоить вам часа времени и, как следствие, суммы оплаты этого часа вашей компанией.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Исходя из суммы своей зарплаты, рассчитайте стоимость часа вашего рабочего времени. Теперь, прежде чем почитать или посмотреть что-нибудь лишнее во время рабочего дня, задайтесь вопросом, стоит ли это занятие затрат, которые в итоге понесете вы лично и ваша компания.

Что вам приходится читать в течение недели? Возможно, что-то из следующего:

► газеты;

► журналы;

► книги;

► отчеты;

► сообщения электронной почты;

► письма.

Некоторые из этих материалов имеют прямое отношение к работе; другими вы занимаетесь ради удовольствия; третьи в определенной степени связаны и с работой, и с вашим бытом.

Чтение всего перечисленного может занять у вас все время без остатка. Значительная часть работы, которую люди берут на дом, предполагает необходимость чтения того, что не удалось прочитать в рабочие часы. Теперь подумайте, сколько времени вы могли бы сэкономить в случае заведомого сокращения объема материалов для чтения!

Понятно, что нельзя совсем отказаться от чтения — но можно запретить себе читать все то, что читать не обязательно.

Первая ваша задача будет теперь состоять в избавлении от направляемых вам материалов, в чтении которых, по вашему мнению, нет необходимости. Если на работе вы числитесь в списке получателей каких-то журналов и бюллетеней, внимательно ознакомьтесь с содержанием списка и попросите исключить из направляемого вам комплекта все, кроме самого необходимого. Вам может понадобиться один профессиональный журнал, но не десять. Если вы сами являетесь подписчиком журналов, подумайте, все ли они так уж вам необходимы. Если нет, немедленно откажитесь от подписки. Так вы сэкономите и время, и деньги.

В Великобритании, например, остановить поток макулатурной почты можно путем обращения в Службу учета пожеланий адресатов, а исключить нежелательные звонки — воспользовавшись соответствующей услугой телефонной компании.

Не заполняйте купоны запросов на брошюры и информационные бюллетени — ваше имя немедленно появится в списках почтовой рассылки. Не покупайте и не одалживайте книг, на чтение которых у вас все равно нет времени (впрочем, если вы последуете советам этой главы, у вас появится достаточно сэкономленного времени для чтения ради удовольствия). Если вам нужны какие-то книги, старайтесь брать их в библиотеке или в компании, но не покупать, чтобы не нести излишние финансовые затраты. Вы, вероятно, автоматически получаете на рабочем месте какие-то материалы от своей компании. Не запрашивайте без нужды протоколы собраний, отчеты, другие подобные документы. Избавьтесь от любого чтива, которое самым невероятным образом скапливается на любом рабочем месте, вычеркните себя из максимального количества списков автоматической внутрифирменной рассылки.

Объем бумажной массы порой обескураживает. Однако вы вполне можете его сократить, умело пользуясь приемами изымания нужных страниц и копирования. Получив один из своих теперь уже немногочисленных журналов, быстро его пролистайте на предмет наличия интересующих вас статей. Если таковые имеются, вырвите их или попросите секретаря снять копию для последующего прочтения. Так же поступайте и с газетными публикациями. Когда секретарь научится находить то, что вам нужно, она сама сможет предварительно отмечать соответствующие материалы и разделы.

Для многих людей быть в курсе всех новостей о своей компании или сфере деятельности — обязательное требование. Между тем постоянная информированность может означать необходимость ежедневного прочтения солидной подборки периодических изданий.

В Великобритании можно обратиться в специализированные бюро вырезок. За определенную месячную плату бюро будет снабжать вас вырезками журнальных и газетных статей, в которых содержится любое упоминание интересующего вас объекта, человека или компании. В каждом бюро имеется свой перечень изданий, с которыми оно работает.

Регулярно — как правило, раз в неделю — вам будут высылать стопку вырезок из статей, отобранных в соответствии с вашим заказом. Позаботьтесь, однако, о том, чтобы как можно более четко сформулировать то, что вас интересует. Алан, ветеринарный врач, писал книгу о персидских кошках. Он поручил секретарю связаться с бюро вырезок и разместить полугодовой заказ на материалы по теме будущей книги. В момент разговора секретаря отвлек телефонный звонок, и она впечатала в бланк заказа только слово «кошки». Месяц спустя Алан получил первую партию вырезок всех статей, в которых присутствовало слово «кошка» и его производные, то есть статей о морских котиках, якорях-«кошках», многочисленных представителях семейства кошачьих и т. д. Пытаться найти во всем этом ворохе бумаг упоминание о персидских кошках было делом безнадежным. К моменту, когда ошибка была исправлена, Алан успел потратить на бесполезную информацию и деньги, и время.

Бюллетени сами по себе представляют немалый соблазн. Там непременно заявляется, что без их специальной информации вам никак не обойтись. Воз-можно, отчасти так оно и есть, но одного бюллетеня, скорее всего, будет вполне достаточно, чтобы постоянно быть в курсе всех новинок вашей отрасли или сферы бизнеса. Исключите свое имя из списка получателей всех необязательных бюллетеней, а в отношении остальных используйте ту же тактику вырезок и копирования.

В компаниях производится огромное количество бумаги в виде печатных копий компьютерных файлов. Избавьтесь от привычки иметь дело с подавляющим большинством предлагаемых распечаток. Просите высылать вам только то, что имеет непосредственное отношение и действительно важно для вашей работы. Поручите персоналу тщательно сортировать поступающие в офис распечатки и немедленно избавляться от всего лишнего. Позаботьтесь об исключении своего офиса из списка получателей электронных сигналов, заставляющих ваш принтер распечатывать депешу за депешей.

Каталоги являются еще одним традиционным источником избыточной информации. Многие компании получают их десятками. Немало менеджеров считают каталоги полезным средством приобретения бизнес-информации, выяснения товарной политики и достижений конкурентов. Однако лавина каталогов может с легкостью захлестнуть вас с головой.

Попросите исключить вас из рассылочных списков производителей, чьи каталоги вы никогда даже не открываете. Ограничьтесь знакомством только с наиболее значительными и имеющими прямое от-ношение к вашей специальности. Быстро их пролистайте, сделайте для себя необходимые пометки и отправьте в корзину. Если каталог стоит того, чтобы его сохранить, держите у себя только самый последний выпуск. Так же нужно обходиться с каталогами офисного оборудования и материалов. Знакомьтесь с каталогами новых компаний, но если не видите ничего для себя интересного, откажитесь от их дальнейшего получения.

Эрик руководит работой небольшой строительной фирмы и постоянно получает массу каталогов. Но он даже представить себе не мог, насколько их много, пока не решил перед самым Рождеством избавиться от накопившейся за три месяца макулатуры. К приезду машины от компании-переработчика бумажных отходов он одними только каталогами заполнил две большие картонные коробки, и это вдобавок к бумагам, которыми был завален его рабочий стол. Эрик и физически не смог бы их просмотреть, и к тому же они занимали немало места. Сегодня он получает каталоги лишь нескольких фирм, с которыми обычно имеет дело. Что касается ценности каталогов вновь возникающих компаний, то тут он полностью полагается на мнение своего секретаря.

Как поступить со значительно похудевшей стопкой вырезок, копий и других бумаг, которые все же необходимо прочитать? Вот здесь-то и пригодится то самое переходное время, о котором мы уже говорили в главе 4. Поместите все материалы для чтения в одну папку. Как только выдастся несколько свободных минут, извлеките из папки одну из бумаг и прочтите ее. Далее вы можете либо ее сохранить (редкий случай), либо выбросить.

Берите папку с собой, когда предстоит достаточно продолжительная поездка или знаете, что в течение дня несколько минут вам придется провести в ожидании. Старайтесь ни одной бумаги не прихватывать домой.

Каждый может усовершенствовать собственную технику чтения, воспользовавшись несколькими простыми правилами. Методично следуйте им всякий раз, когда приходится что-либо читать (кроме чтения ради удовольствия), и вы самым решительным образом сократите время, затрачиваемое на знакомство с бумагами, полностью при этом усваивая всю полезную информацию.

1. Прочтите оглавление, чтобы получить общее представление о содержании книги.

2. Пробегите глазами предметный указатель, чтобы выяснить, какие понятия в книге раскрываются и насколько детально.

3. Прочтите введение.

4. Прочтите введение к каждой интересующей вас главе, а также последнюю страницу.

5. Быстро прочтите саму главу.

6. Еще раз перечитайте важные фрагменты главы.

Если читаете книгу справочного характера, вам вряд ли понадобится читать ее целиком. Действуя в соответствии с приведенной схемой, вы сократите время, которое обычно затрачивается на поиск нужной информации.

Документы и статьи можно читать, следуя той же схеме.

1. Прочтите краткое изложение, обзор, вводную часть (когда дело касается научных или специальных статей и документов) или первые несколько абзацев, чтобы выяснить характер основного текста.

2. Прочтите заключение или несколько последних абзацев. В большинстве случаев, в особенности когда у вас мало времени, этого вам будет достаточно.

3. Если необходимо ознакомиться с содержанием более подробно, то прочтите нужные разделы.

Все это может показаться очевидным, однако поистине удивительно, как часто люди, изначально прекрасно разобравшиеся в характере и содержании текста, с упорством, достойным лучшего применения, методично читают его от первой до последней строчки вне зависимости от важности или актуальности материала. Если последуете приведенным советам, то значение статьи или документа сразу станет для вас понятным. Далее вы без труда выберите и прочтете разделы, которые заслуживают вашего полного внимания.

Существует пять типов чтения:

1. Сосредоточенное чтение с целью детального изучения — например, чтение юридических документов.

2. Неспешное чтение — к примеру, романа.

3. Предварительное чтение ради быстрого выявления сути изложения (описано выше).

4. Беглый просмотр, чтобы получить общее представление о содержании.

5. Скоростное чтение.

Первые два типа понятны, вы с ними уже знакомы. Третий, предварительное чтение с быстрым выяснением общего смысла, мы только что обсудили.

При беглом просмотре текст читают как обычно, но без прочтения всех без исключения слов. Техника этого типа позволяет читать быстрее с одновременным усвоением общего смысла изложения. Она позволяет также быстро отыскать разделы текста, представляющие для вас особый интерес, после чего вы можете перечитать их более внимательно. Попрактиковавшись, вы сможете просматривать текст очень быстро. Навык беглого просмотра, без сомнения, вам пригодится.

Еще один тип чтения — скоростное, или скорочтение, то самое, которому учат на специальных курсах. В главе 4 уже отмечалось, что владеть скоростным чтением не обязательно, хотя некоторые считают этот навык полезным для себя. Подозреваю, что большинство людей просто не могут или не хотят тратить время на усвоение и закрепление этого навыка. Описанной выше техники будет для них вполне достаточно.

Однако те, кто решил непременно овладеть техникой скорочтения, своего добились и считают, что потраченное на обучение время окупится.

Когда мы читаем достаточно быстро, то схватываем не отдельные слова, а сразу целые фразы. Наши глаза пробегают строчку за строчкой, как это происходит при беглом просмотре. Чтобы читать еще быстрее, необходимо следовать взглядом вдоль условной средней линии страницы, прочитывая сразу группы слов и охватывая общим зрением слова по обе стороны от них.

Скользя взглядом вниз по средней линии страницы, вы быстро схватываете смысл текста и отклоняете взгляд направо или налево, только когда отмечаете в тексте что-то такое, что требует более пристального внимания. Метод основан на нашей способности видеть и усваивать значение групп слов.

Можете пользоваться пальцем в качестве указки, управляющей движением глаз. Проверьте свою способность усваивать содержание, с максимальной скоростью прочитав страницу и затем выяснив, какой объем информации вам удалось запомнить.

Чтобы получить более полное представление о технике скорочтения, запишитесь на специальные курсы, но можете научиться читать быстрее и самостоятельно, если попрактикуетесь в приведенных выше простых приемах.

Не пренебрегайте ведением записей в процессе чтения. Не думайте, что при этом станете терять время, поскольку темп чтения замедлится. Благодаря записям прочитанное будет закрепляться в вашем сознании, что избавит от необходимости возвращаться к уже прочитанному и перечитывать заново, если вы не разобрались в пассаже либо сразу не обратили на него внимание.

В процессе чтения отмечайте карандашом или маркером наиболее важные места, подчеркивайте ключевые слова и фразы. Если будете хранить материал, то впоследствии легко сможете найти в нем нужные — уже отмеченные — места. Если бумага пойдет в корзину, благодаря пометкам самая значительная информация лучше запечатлится в вашей памяти.

Ребекка, энергичная сотрудница департамента финансов муниципалитета, часто становилась объектом насмешек со стороны коллег из-за привычки делать записи при чтении документов. Они считали пустой тратой времени переписывать то, что и так уже изложено на бумаге. Однако последней посмеялась Ребекка, когда единственная высказалась на заседании городского совета против предложенного проекта, полностью разобравшись в казуистике разработанного авторами текста. Благодаря сделанным в ходе изучения документа выпискам она сумела сопоставить отдельные фрагменты данных и выявила существенные ошибки в расчетах.

Чтение, пожалуй, является основным источником информационной перегрузки, однако существуют и другие, и их вы также способны контролировать.

Среди наиболее очевидных, безусловно, радио и телевидение. Если вы злоупотребляете ими, то теряете немало времени и к тому же поглощаете массу ненужной и бесполезной информации.

Решение проблемы простое — выключить. Есть ряд программ, которые вы непременно хотели бы послушать или посмотреть, но время их выхода в эфир можно выяснить заранее, а значит, и приемники включать только в нужное время.

Если передача особенно для вас важна, воспользуйтесь магнитофоном, с тем чтобы прослушать или просмотреть очередной выпуск позже, в удобное для вас время. Магнитофон поможет вам знакомиться и с программами, которые выходят в эфир в очень позднее ночное время.

Избегайте следовать примеру тех, кто имеет обыкновение записывать слишком много программ и никогда их не смотрит и не слушает. Если будете записывать только то, что вас интересует, то сможете планировать просмотр в своем недельном или дневном графике — скажем, в течение получаса или часа. В противном случае у вас будет скапливаться архив записей, времени на знакомство с которыми так никогда и не найдется.

Эрик, инженер, всю неделю пользовался видеомагнитофоном для записи любимых телепрограмм и с нетерпением ждал вечера пятницы, когда сможет наконец их просмотреть. Однако у него скопилось так много записей, что даже несколько вечеров просмотра лишь незначительно сокращали объем накопленного запаса видеоматериалов. В итоге Эрик решил пользоваться только одной кассетой и записывать не более одной-двух программ в неделю. Теперь, если не удается просмотреть их в ближайшую пятницу, программы следующей недели он пишет на старые. Так он с успехом избавляет себя от неприятного ощущения неспособности реализовать собственные планы и намерения.

В наши дни значительная часть информации поступает через компьютерные сети. Если вы имеете доступ к Интернету и электронной почте, то не только сами занимаетесь поиском информации, но и огромное ее количество сбрасывается на ваш компьютер при каждом выходе в сеть.

Пользование электронной почтой распространено сегодня настолько широко, что человек может ежедневно получать сотни электронных сообщений. Обеспечьте их сортировку, организовав классификацию сообщений по категориям или заведя для разных типов контактов отдельные почтовые ящики. Так вы будете обращаться только к тому, что вам нужно, и игнорировать всю прочую информацию.

Если система позволяет, можно открыть отдельные почтовые ящики по каждой интересующей вас теме или для каждого отправителя. Это позволит читать сообщения только в соответствующих ящиках, а информацию во всех остальных либо бегло просматривать, либо сразу стирать.

Весьма полезным может оказаться открытие ящика, принимающего сообщения, в заглавии которых содержатся значки «?», «$» или слово «деньги». Скорее всего, такие послания будут относиться к категории «макулатурных», и вы сможете стирать их, не глядя. Таким же образом можно открыть ящик для личной почты (с вашим именем) и ящики по отдельным видам вашей деятельности или различным подразделениям компании. Скажем, отдельные ящики для корреспонденции из финансового отдела или отдела техники безопасности. Можно завести свои ящики для сообщений отдельных людей, например для посланий от босса. Тщательно продуманный набор собственных почтовых ящиков позволит ограничить объем требующей вашего внимания почты и более эффективно работать с той ее частью, что непосредственно вас касается.

Кроме того, не забывайте о преимуществах сортировки сообщений по папкам в каждом из почтовых ящиков. Это дает возможность вызывать всю почту по конкретной тематике, от конкретного отправителя или по любым иным критериям по вашему выбору. Например, в ящике «Обучение» вы можете открыть отдельные папки для внутрифирменной учебы, самообразования и внешних курсов и семинаров.

Вот, к примеру, для чего можно иметь отдельные ящики и папки:

► для заданий;

► для справочной информации;

► по своим ключевым функциям;

► по дополнительным функциям;

► с перспективными предложениями.

Сортируя электронную почту по ящикам и папкам, вы классифицируете ее по степени приоритетности и, соответственно, знакомитесь с ней и реагируете наиболее рациональным образом. Теперь вам уже не придется заниматься всем сразу.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Лучше, если адреса ваших почтовых ящиков будут содержать характерные, а не общие термины. Сделайте так, чтобы адреса в достаточной степени друг от друга отличались и вы сами четко в них ориентировались.

Группы новостей также являются существенной причиной информационной перегрузки. Если через свой электронный адрес или Интернет вы стали абонентом одной или нескольких групп новостей, то при каждом подключении будете получать на свой компьютер сотни статей.

Прочитать все статьи абсолютно нереально. Между тем в них может содержаться что-то действительно для вас интересное. Настройте свою программу электронной почты на загрузку только заголовков статей. Так вам легче решить, что достойно вашего внимания, и при необходимости загрузите статьи полностью. Все прочее может быть стерто. Если не будете регулярно избавляться от всего того, что к вам поступает, вскоре обнаружите, что память вашего компьютера забита мегабайтами «мусора».

Вы, вероятно, подумаете, что слух никак не связан ни с чтением, ни с приобретением значительного количества информации. А между тем умение слушать способно сократить потребность в изложении информации в письменном виде для последующего повторного ознакомления посредством чтения, если только это не абсолютно необходимо, как, скажем, в случаях, когда дело касается юридических вопросов.

Умение слушать позволяет экономить время, поскольку: уменьшает необходимость повторений;

► устраняет потребность в пояснениях;

► позволяет сократить разговор и строго придерживаться его темы;

► устраняет потребность в письменном изложении;

► делает ненужными последующие разговоры.

Умение правильно слушать требует наличия определенных навыков, которыми обладают далеко не все люди. Необходимо сосредоточиться на словах собеседника или докладчика, запоминать наиболее важные моменты его высказываний. Одновременно необходимо демонстрировать человеку свое полное внимание и серьезное отношение к его словам.

Внимая человеку, не стесняйтесь делать краткие записи. Тем самым вы будете подчеркивать свой интерес и сразу выделять ключевые мысли собеседника. С другой стороны, если считаете, что записи будут мешать кому-то из вас двоих, сделайте их сразу по окончании разговора, пока слова собеседника еще свежи в вашей памяти.

Совершенствуйте свое умение слушать, пользуясь следующими приемами:

► задавайте уместные вопросы;

► при необходимости требуйте пояснений;

► подчеркивайте свое безраздельное внимание;

► смотрите прямо на собеседника или докладчика;

► проявляйте искренний интерес к его словам.

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Позаботьтесь об исключении своего имени из списков почтовой рассылки бюллетеней, каталогов и т. д.

2. Учитесь читать ради конкретной информации, не просто от корки до корки.

3. Оградите себя от «макулатурной» почты и пустых телефонных звонков.

4. Записывайте только те программы ТВ и радио, которые сможете просмотреть или прослушать.

5. Не подписывайтесь более чем на одну или две группы новостей, избавляйтесь от большинства статей, не читая.

6. Учитесь правильно слушать, это избавит вас от последующих затрат времени.

7. Слушая и читая, делайте записи и пометки.

8. Ищите только ту информацию, которая действительно нужна вам в данный момент.

9. Не храните журналы, вырывайте из них нужные статьи.

10. Не обязательно знать все, главное — знать, где найти.

Вам отнюдь не нужна вся та информация, что ежедневно обрушивается на вашу голову. Отсеивайте малозначительные и не относящиеся к делу печатные материалы, сделайте так, чтобы ваше имя больше не значилось в большинстве списков рассылки как внутри компании, так и вне ее. Сократите объем материалов для прочтения до необходимого минимума и заведите специальную папку для бумаг, которые сможете прочитать в свободные минуты. Практикуйте беглый просмотр материалов, запишитесь на курсы скорочтения, если хотите научиться читать гораздо быстрее, чем сегодня. Не слушайте по радио и не смотрите по телевизору все без разбора. Контролируйте поток электронных сообщений путем открытия отдельного ящика для «макулатурной» корреспонденции. Потом вы ее сотрете без просмотра.