Глава 12. Обучение управлению временем

В главе разъясняется, как приобщить ко всем преимуществам техники управления временем ваш персонал. В ней представлены существующие формы обучения, рассказывается, как приступить к обучению рациональному использованию времени в рамках компании.

Итак, вы прочли эту книгу, опробовали изложенные в ней идеи на практике и результат вас удовлетворил. Выбрали ли вы полигоном для исследования — «только чтобы посмотреть, что получится» — работу или дом? Если на работе пока что оставили все как есть, приступайте к изменениям немедленно. Объясните персоналу смысл своих действий. Заручитесь поддержкой своего секретаря. Предложите опробовать что-то из новой методики сотрудникам. Действуя совместно, все вы очень скоро станете очевидцами разительных перемен.

Здравый смысл непременно подскажет вам, что пытаться экономить время в одиночку, при том что люди вокруг вас будут продолжать действовать как прежде — не лучший вариант. Если, к примеру, вы начинаете работать с бумагами, как предлагается выше, а сотрудники продолжают обрастать грудами документов и просто макулатуры или вы готовитесь к собраниям со всей тщательностью, но никто, кроме вас, и не думает знакомиться с нужными материалами — дело экономии и эффективного использования времени не двинется дальше вашего стола и в конце концов просто захлебнется в трясине всеобщей неэффективности.

Найджел руководил многочисленным штатом коммерческих сотрудников крупной компании. Он прочел много книг по управлению временем и во вне рабочее время прослушал специальный курс обучения по той же тематике. Его стол был в идеальном порядке, он тщательно планировал свой день и старался с пользой провести каждую минуту. Однако Найджел и не пытался призвать персонал последовать его примеру. Стоило ему рассортировать бумаги и приняться за работу, как подчиненные начинали подбрасывать ему бесполезные сводки и служебные записки самого различного характера, беспрестанно заглядывали в кабинет с вопросами. Идеально расписанный график рушился уже с утра. Отчаявшись что-либо изменить, Найджел пригласил эксперта по вопросам управления временем для выступления перед подчиненными. В середине речи докладчика один из сотрудников повернулся к Найджелу и воскликнул: «Так вот чего вы хотите!» Оказалось, что люди воспринимали его новую манеру работы как некое чудачество. Стоило им понять преимущества системы, которую проповедовал босс, и собственную роль и выгоду от участия в общей игре, как они с энтузиазмом в нее включились, и продуктивность работы отдела в целом резко возросла.

Если хотите, чтобы жизнь шла по заранее намеченному плану, без провалов и авралов, придется учить других действовать по тому же методу. Чем больше людей вокруг вас станет пользоваться техникой управления временем, тем больше дополнительного времени в вашей жизни появится и тем меньшее напряжение вы сами будете испытывать.

Часто люди следуют однажды заведенному порядку только потому, что никто не познакомил их с другим способом действий. Вы сможете в полной мере воспользоваться всеми преимуществами собственного стиля работы, только если разъясните его смысл окружающим.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Начните разъяснение того, чего ждете от сотрудников, с нескольких основных своих помощников. Если сможете привлечь их на свою сторону, остальные сами к вам примкнут.

Ничего хорошего не получится, если вы с решительным видом явитесь в понедельник утром в офис и заявите: «Хочу, чтобы с этого момента все работали эффективно и экономили время. Прямо сейчас начинайте действовать с использованием приемов техники управления временем». Кто-то поймет, о чем вы говорите, а кто-то лишь будет теряться в догадках.

Если вы доходчиво и подробно не разъясните сотрудникам, чего от них хотите, то получите полный набор разнородных систем, а итог будет не лучше прежнего.

Важно, чтобы в работу по-новому был вовлечен весь ваш персонал, поскольку отдельные элементы управления временем могут быть распространены на деятельность в целом подразделения или компании. Если, к примеру, все в компании пользуются одной схемой систематизации документов, значит, каждый сможет быстро найти любую необходимую информацию. Если же у каждого своя система, то в компании, где люди часто перемещаются из кабинета в кабинет, занимаются разнохарактерной работой, всякий раз будет уходить много времени на знакомство и привыкание к другой системе классификации.

Никто не сможет ознакомить ваш персонал с техникой управления временем лучше вас самих. Если можете выкроить время на разъяснение сотрудникам особенности своего нового подхода к работе и приемы управления временем, которые представляются вам эффективными, сделайте это.

Если же времени решительно не хватает (даже при точном следовании всем моим рекомендациям), призовите на помощь другие средства обучения, а также индивидуальных консультантов и специализированные организации. Арсенал доступных средств, в частности, представлен:

► телепрограммами;

► книгами;

► экспертами;

► организациями, специализирующимися на проблемах менеджмента;

► наблюдением за другими людьми.

Немало индивидуальных специалистов и профессиональных организаций подготовили собственные аудио- и видеоверсии программ обучения управлению временем. Поинтересуйтесь такими материалами в библиотеке и просмотрите рекламные разделы бизнес-периодики.

Сегодня на телевидении Великобритании существует большое количество программ, посвященных проблемам бизнеса и менеджмента. В некоторых из них напрямую затрагиваются вопросы управления временем.

Книги, подобные этой, также могут помочь. Надеюсь, что данная книга вооружит читателя знанием, которое позволит ему во многом пересмотреть стиль своей жизни, открыть новые резервы времени. В других книгах можно найти идеи, способные помочь лучше усвоить и дополнить то, что изложено на этих страницах. Последуйте примеру Барри, который целенаправленно стремился усвоить технику управления временем и применял ее при знакомстве с соответствующей литературой. Он взял в библиотеке книгу по управлению временем и читал по одной главе в день в десятиминутные интервалы переходного времени.

Некоторые независимые эксперты занимаются организацией семинаров, в ходе которых разъясняют аудитории собственный стиль работы, заражают своим энтузиазмом. Другие практикуют обучение прямо на рабочем месте и с удовольствием примут ваше приглашение. Третьи готовы принять учеников у себя и на примере своего рабочего дня продемонстрировать преимущества умелого обращения со временем. Одни эксперты предварительно проводят аудит существующей практики распоряжения временем, другие просто знакомят с методикой эффективной работы и предоставляют вам самим ее внедрять.

В наше время существует немалое число организаций, которые проводят либо общие занятия по менеджменту с включенным в них разделом об управлении временем, либо предлагают самостоятельный курс по этой теме. Примером может служить Институт менеджмента в Лондоне, где организуются краткосрочные практикумы и семинары по самым разнообразным аспектам менеджмента. Многие обучающие программы института перекликаются с материалами этой книги. Например, курс введения в менеджмент с его разделами самоорганизации, менеджмента заданий и управления людьми. Обычно продолжительность курсов управления временем, предлагаемых как независимыми экспертами, так и организациями, составляет два дня. Если оплатить эксперту за углубленный курс индивидуального обучения, то оно может продлиться достаточно длительное время.

Один из лучших способов усвоения эффективных приемов управления временем — наблюдение за тем, как ими пользуются другие. Возможно, вы лично знаете весьма занятых и при этом в высшей степени организованных людей, которые выглядят вполне довольными жизнью и у которых всегда находится время и на общение с друзьями, и на семью, и на личные увлечения.

Не смущайтесь, спросите, как им это удается, какими приемами они пользуются. Понаблюдайте, как они справляются со стрессовыми ситуациями и периодами предельной загруженности делами. Используют ли они какие-то особые способы управления временем, возможно, разработанные ими самими? Попытайтесь воспользоваться их идеями и приемами. Но не думайте, что все они вам подойдут. Остановитесь на тех, что позволяют вам добиться наибольшего прогресса.

Какой бы вид подготовки вы ни избрали, отведите время на осмысление и обобщение приобретенных знаний, на их адаптацию к конкретным условиям своего труда.

Интересуйтесь мнением сотрудников по поводу экономии времени. Возможно, они смогут предложить неизвестные вам способы рационализации работы, выдвинуть идеи, которые заинтересуют весь ваш персонал.

Не исключено, что, когда вы поделитесь с людьми своими мыслями, кто-то скажет: «Да, но если сделать так-то и так-то, операции будут выполняться быстрее, более рационально, более экономически эффективно». Именно такого ответа вы и ждете. Ведь вам нужно, чтобы люди не только следовали вашим указаниям в управлении временем, но и привносили собственный опыт, выступали не только пассивной, но и активной стороной. Как специалисты, знающие каждый участок работы изнутри, они могут предложить лучшие способы усовершенствования существующего порядка, которые вы, если посчитаете оправданным, сможете включить в общую схему.

Никакая схема управления временем не является жесткой, раз и навсегда установленной конструкцией. Всегда можно найти другие, более совершенные способы решения задач. Предоставьте персоналу шанс найти эти способы и пользуйтесь ими. Помимо прочего, стиль управления временем зависит от особенностей компании и занятых в ней людей. Вам предстоит решить, какой в наибольшей степени подходит именно для вашей организации и вашего персонала.

Вами лично или вашей компанией должно быть организовано внутрифирменное обучение управлению временем. Для организации процесса предстоит либо обратиться к услугам специализированной компании, либо проводить обучение самостоятельно, пользуясь помощью и содействием других сотрудников. В любом случае позаботьтесь о том, чтобы весь персонал был проинформирован о мероприятиях, и выберите для их проведения время, которое устроит всех. Вам также следует присутствовать, и не только чтобы, возможно, узнать что-то для себя новое, но и чтобы быть в курсе того, что преподается вашему персоналу.

Отведите специальный учебный день или даже неделю, в течение которых и будет производиться изучение и практическое опробование приемов управления временем. Возможно, вы решите назначить два отдельных дня специально для обучения, скажем, эффективной работе на телефоне и проведению собраний и совещаний.

Сформируйте комитет, в функции членов которого будет входить наблюдение за процессом обучения и последующий контроль за внедрением техники управления временем. Выберите координаторов, которые будут заниматься привлечением персонала к обучению и распространением информации на эту тему в рамках всей компании. Старайтесь широко оповещать о проводимой программе обучения. При необходимости объявите о целом дне или половине дня обязательного тренинга для персонала каждого из подразделений компании.

Раздайте всем сотрудникам по экземпляру книги об управлении временем (почему бы и не этой?), чтобы каждый имел под рукой изложение базовых положений концепции и мог на досуге с ними ознакомиться.

Если вы не пригласите независимого эксперта по управлению временем, который займется с каждым сотрудником аудитом его индивидуального плана использования времени, вам придется самому инструктировать персонал по группам. Преимуществом такой формы работы является то, что каждый участник получит возможность выдвинуть собственные предложения, которые могут оказаться полезными для всех, а также возможность инициировать на встрече последующее обсуждение этих и других предложений.

Постарайтесь сформировать атмосферу сотрудничества, а не накачки. Привлечь же присутствующих к сотрудничеству вам удастся скорее, если вы продемонстрируете собственные усилия по внедрению приемов управления времени в практику своей работы.

В качестве первой для себя цели определите выработку нового подхода к работе с бумагами. Достижение ее предполагает расчистку всех столов в офисе и следование советам, изложенным в главе 7. Когда все бумаги будут рассортированы, а столы свободны от всего лишнего, приступайте к ознакомлению персонала с техникой планирования времени с использованием дневников, списков дел и органайзеров, как это представлено в главе 3.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Попросите наиболее эффективного представителя персонала первым расчистить его стол, а потом помочь остальным.

Если полагаете, что каждый сотрудник немедленно начнет безукоризненно распоряжаться своим временем, то будете разочарованы. Никто в одночасье не превратится в образец эффективности. Вводите приемы управления временем постепенно. К примеру, один день может быть посвящен переходу на новые принципы систематизации документов. Когда люди освоятся с новой системой, можно приступать к внедрению техники нейтрализации отвлекающих моментов. И так далее. Привнося в работу офиса изменение за изменением, контролируя полное понимание персоналом каждого нововведения, вы создаете оптимальные условия для приобретения людьми привычки к новому порядку работы, для следования этому порядку и в дальнейшем.

Внедрение практики управления временем может возыметь обратное действие, если вы не отведете достаточного количества времени на превращение нововведений в привычный атрибут повседневной работы. Если вы станете проявлять нетерпение, ваши сотрудники впадут в уныние, поскольку еще не преодолеют стадию поиска наилучших способов решения поставленной вами задачи.

Дайте им возможность привыкнуть к переменам. Поначалу ошибки просто неизбежны, и порой будет казаться, что из этой затеи ничего не выйдет. Однако постепенно все нормализуется, и вы начнете пожинать плоды своих усилий.

Дайте время закрепиться каждому этапу нововведений. Не валите все в кучу. Приведение всей системы в рабочее состояние и полная ее интеграция в трудовой процесс может растянуться на долгие полгода. Зато потом эффективность работы возрастет самым решительным образом.

Внедрение новых методов управления временем пойдет значительно живее, если вы будете подкреплять процесс демонстрацией своего энтузиазма. Люди должны видеть, что вы сами используете на практике методы, которые пропагандируете. Необходимо вдохновить каждого сотрудника на сознательное использование техники управления временем. Но если вы ею не пользуетесь, то остальных и подавно не вдохновите.

Когда ваши сотрудники воочию убедятся в преимуществах новой системы, они станут испытывать энтузиазм и стимулировать развитие процесса предложением собственных идей.

Важно внимательно следить за реакцией людей на перемены. Лучше всего вести личное наблюдение, но можно и поручить это кому-то из персонала и периодически заслушивать отчет о положении дел «на местах».

Если какие-то приемы не срабатывают, подумайте почему. Быть может, дело в том, что:

► вы не объяснили, чего хотите,

► персонал не понял ваших намерений,

► требуется дополнительное обучение,

► персонал настроен негативно по отношению к вам или вводимым новшествам.

Подумайте, как исправить ситуацию. Возможно, для придания схеме полной работоспособности будет достаточно небольшой корректировки действий.

Спустя определенный период времени, скажем через полтора месяца, оцените ситуацию и выясните, чего достичь удалось, а чего нет. Не оказался ли старт вполне удачным, но теперь кто-то вновь проявляет расхлябанность? Все ли схемы работают? Проявляет ли персонал неприятие каких-то аспектов плана? Пришло время выяснить подобные вопросы. Вернитесь к ним вновь еще через шесть месяцев для очередной оценки достигнутого прогресса.

Чтобы сохранить энтузиазм персонала после внедрения новой системы, воспрепятствовать скатыванию к прежнему расточительству времени, проводите регулярные контрольные сессии— ежемесячно, ежеквартально или раз в год. На них нужно определять очередные цели в развитии системы управления временем. Регулярно должен собираться на свои заседания и специальный комитет. В ходе сессий поощряйте проведение мозговых штурмов по выработке новых методов экономии времени и повышению эффективности работы. Придайте процессу характер соревнования. Убедите компанию учредить ежегодный или полугодовой приз за лучшую идею по организации производственного процесса, позволившую компании получить максимальный выигрыш во времени или сэкономившую ей больше всего денег.

Итак, вы прочли книгу и начали воплощать в жизнь собственные идеи по рациональному использованию времени. Теперь вы станете работать более эффективно и продуктивно и все будете успевать, включая то, на что прежде времени у вас не находилось. Показывайте персоналу пример рациональной работы, помогите ему убедиться в ее преимуществах. Дайте понять, какие методы вы предпочитаете лично для себя и каким хотите видеть их стиль работы.

При наличии доброго примера с вашей стороны, при заинтересованной поддержке ваших начинаний со стороны сотрудников вы вскоре будете руководить самой эффективной организацией в стране!

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Подайте хороший пример — сами пользуйтесь техникой управления временем.

2. Прислушивайтесь к идеям сотрудников.

3. Выберите наиболее подходящий для вас метод обучения.

4. При намерении воспользоваться услугами стороннего эксперта переговорите с представителями компании, которая уже с ним работала.

5. Организуйте один или несколько специальных учебных дней.

6. Подключите к процессу обучения весь свой персонал, а желательно и всю компанию.

7. Поставьте первой задачей расчистку рабочих столов.

8. Контролируйте и оценивайте процесс обучения.

9. Учите на собственном примере, заражайте людей своим энтузиазмом.

10. Работайте на формирование общей для всей компании политики в отношении управления временем.

Вы можете практиковать приемы управления временем в одиночку, но эффективность ваших действий будет выше, если вы призовете весь персонал последовать своему примеру. Существует много способов обучения управлению временем, но лучшим проводником новых идей в работу офиса, безусловно, будете вы сами. Не исключено, что для проведения специальных занятий вы предпочтете воспользоваться услугами эксперта со стороны.

Внедряйте приемы управления временем поэтапно. Организуйте сессии продолжительностью в один день или полдня в масштабах всей компании, инициируйте создание комитета, в функции которого будет входить информирование персонала и контроль за развитием ситуации. Продвигайтесь вперед шаг за шагом и регулярно оценивайте достигнутый прогресс. Систематически проводите контрольные сессии с целью стимулирования работы персонала и генерирования новых идей.