Глава 2. Сколько у вас времени?

Из этой главы вы узнаете, сколько времени у вас уходит на выполнение текущих дел и как пересмотреть систему его использования. По прочтении главы вы будете точно знать, как используете свое время сегодня и как действительно им следует распорядиться.

Не составит труда сказать: «Измените порядок использования времени и вы станете действовать более эффективно». Но можно ли последовать этому совету, не проанализировав, как именно вы используете время сегодня?

Полагаю, что вы более или менее представляете, на что у вас уходит время каждого дня недели. Так, по поводу воскресенья вы, возможно, скажете, что утром встаете несколько позже обычного, завтракаете, отправляетесь по магазинам, навещаете тетушку Джемайму, потом обедаете, отправляетесь в бассейн, ужинаете, идете в кино и, наконец, ложитесь спать. Но сможете ли вы сказать, сколько времени уходит у вас на каждое из перечисленных дел? А как насчет гораздо более мелких занятий, каковых за день набирается множество, вроде чтения газет, многочисленных чашек кофе, разговоров с приятелями? Действительно ли вы сможете все их припомнить, да еще и сказать, сколь-ко времени они у вас занимают?

В сутках у вас столько же часов, сколько у всех остальных людей, — двадцать четыре. До тех пор пока вы не будете четко представлять, что делаете с этими 24 часами, вы не сможете решить, как реорганизовать и сэкономить свое время. Единственный способ выяснить, чем вы занимаетесь в течение всего дня и сколько времени у вас уходит на каждое занятие, — это произвести учет времени.

Учет времени производится в форме краткого дневника, в котором фиксируются события дня с указанием времени их начала. Записи производятся с момента пробуждения и до момента отхода ко сну. Учет вашего времени может иметь следующую форму:

► 7.00 — подъем

► 7.05 — душ

► 7.10 — приведение себя в порядок и одевание

► 7.20 — завтрак

► 7.45 — выход из дома

► 8.30 — прибытие на работу

► 8.35 — утренний кофе и знакомство с прессой

► 8.50 — просмотр почты и т. д.

Если столь детальное ведение записей займет слишком много времени, припомните приблизительное время начала каждого действия и примерную его продолжительность. Например: «Душ — около 7.30/5 мин». Понятно, что отмеченный выше подробный хронометраж продуктивнее, но принесет пользу и более общий учет времени.

Не упустите из вида также «время простоя» и малозначительные, рутинные действия, как-то: поглощение бутербродов, болтовня с коллегами, разговоры по телефону, чтение газет.

Нет необходимости, как предлагают некоторые, вести подобный учет времени ежедневно в течение двух недель. У вас, как и у большинства людей, нет на это времени. Пары дней будет достаточно. Если ведете рабочий дневник, то можете по нему восстановить график использования времени за несколько дней и дополнить этими сведениями свой детальный хронометраж.

В процессе учета времени старайтесь оставаться предельно честным перед самим собой. Регистрируйте все свои действия, сколь бы обыденными они ни были. В противном случае вы не сможете выяснить до конца, на что же уходит ваше время.

На работе отмечайте телефонные звонки, встречи, отвлекающие моменты, собрания, работу с бумагами, работу над проектами, ведение записей, планирование плюс разного рода мелочи, из которых состоит рабочий день всякого человека.

Каждую запись снабдите кратким комментарием о том, каким было ваше отношение к делу, насколько эффективной была работа, приблизила ли она вас хоть на йоту к реализации какой-то из ваших целей, как ее можно улучшить.

Другой способ оценки использования времени состоит в составлении своего рода балансового отчета, в котором производится подсчет остатка времени к моменту истечения типичной недели вашей жизни. Баланс подводится следующим образом:

Как видите, совсем не сложно потратить больше времени, чем у вас есть! Естественно, многие виды деятельности накладываются друг на друга, то есть выполняются одновременно; но, с другой стороны, становится понятно, на что уходит львиная доля вашего времени и на чем его можно сэкономить.

Не могли бы вы, к примеру, вставать на час раньше или меньше времени проводить за чтением или перед телевизором?

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Не сокращайте время сна, если спите восемь часов или меньше. Вы будете чувствовать себя слишком усталым, чтобы работать в полную силу. Почему бы вместо этого не сократить время общения с телевизором?

Теперь настройтесь на выяснение того, сколько времени уходит у вас на каждое из занятий. Какое-то время вам приходится посвящать обязательным и неизбежным делам, которые являются неотъемлемой составляющей самой человеческой жизни, в частности сну, еде, туалету, одеванию, поездкам на работу. Другие обязанности факультативны, как, например, посещение церкви, учеба на вечерних курсах, регулярные занятия спортом. Какие-то виды деятельности будут диктоваться жизненными обстоятельствами — например, связанные с выполнением служебных обязанностей или заботой о родственниках. В то же время существует немало дел, обращение к которым остается на ваше усмотрение: разговоры со знакомыми, чтение газет, походы в кино и т. д.

Вам предстоит найти баланс между тем, что вы должны делать, и тем, что хотите делать. Но сначала нужно высчитать, сколько времени уходит у вас на каждый вид деятельности. Вы, возможно, будете удивлены тем, как много времени расходуется на обыденные вещи. Или количеством времени, которое ежедневно тратится на поддержание необходимых жизненных функций, в частности на еду и совершение покупок.

Питер, менеджер магазина, занялся как-то учетом своего времени и выяснил, что в офисе непомерно много его уходит на бумажную работу, при том что собственно персоналу уделяется явно недостаточное внимание. После работы он больше времени проводит перед телевизором или в пабе, чем в общении с домашними. Сократив бумажную работу (как — читайте в главе 7), Питер смог внимательнее заняться персоналом и начал решать назревавшие проблемы прежде, чем они могли выйти из-под контроля. Дома он отказался от просмотра части привычных телепрограмм и ограничил свои походы в паб двумя посещениями в неделю. Теперь он больше видится с домашними и, как результат, обрел больше душевного комфорта и здоровья.

Выяснив, как расходуется время, вы получаете в свое распоряжение три способа его экономии. Можно исключить или изменить некоторые виды деятельности, можно сократить количество времени, уделяемого отдельным видам деятельности, и можно перераспределить занятия так, чтобы время использовалось более рационально. На практике вы будете пользоваться комбинацией всех трех способов.

Во-первых, отметьте все свои дела, связанные с потерей времени, в частности ту самую утреннюю чашку кофе, которую вы выпиваете, прежде чем приступить к работе, чтение не имеющего отношения к работе журнала, обычный получасовой разговор с Фредом из соседнего офиса и т. д. Все эти занятия могут быть исключены полностью. Если не можете заставить себя сразу отказаться от лишних занятий, действуйте постепенно. Пейте свой кофе прямо за рабочим столом, одновременно принимаясь за дела; отложите чтение журнала на конец дня; время от времени обедайте вместе с Фредом, и у вас будет возможность вволю с ним пообщаться.

Исключение всех бесполезных занятий не означает отказа от всех нерабочих видов деятельности. Время отдыха необходимо, чтобы расслабиться и восстановить силы. Только сделайте так, чтобы отдых не выпадал на рабочие часы и чтобы ваш досуг действительно вам нравился. Посещение по вечерам школы степа не доставит вам радости, если вы занимаетесь танцами исключительно ради поддержания физической формы. Для этих целей больше подойдет, например, плавание или теннис, тогда как для собственного удовольствия лучше заняться обычными танцами.

Как уже было сказано, изменение отдельных видов деятельности является элементом практики управления временем. Если ваше время заполнено делами, которые не идут на пользу работе и никак не приближают вас к достижению жизненных целей, какой смысл ими заниматься? Если вы слишком много времени посвящаете непродуктивным делам, найдите иной способ их выполнения или вовсе от них откажитесь.

Джим, менеджер рекламной компании, выяснил, что тратит больше времени на обхаживание и умасливание клиентов, чем на работу со счетами. Его творческий потенциал оказывался все менее и менее задействованным. Он понимал всю важность встреч с клиентами, а совместное застолье действительно часто создает наилучшую атмосферу для поддержания контактов. Джим решил установить жесткие временные рамки совместных с клиентами обедов, а на повторные встречи посылать своего заместителя. В итоге число застолий сократилось почти вдвое, при том что клиенты по-прежнему пользовались привилегией неформальной беседы с главным исполнителем. Вдобавок заместитель Джима получил возможность совершенствоваться в практике общения с клиентами.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Сделайте пометку в ежедневнике о производимом вами изменении. Ставьте ее всякий раз, когда действуете в соответствии со вновь заведенным порядком, это позволит выработать привычку.

Вот еще один способ выяснения, сколько времени уходит у вас на незначительные дела, которые мало что дают вам как в личном, так и в профессиональном плане.

В течение недели заполняйте дневник или график расхода времени с использованием цветных карандашей. Для каждого вида деятельности определите свой цвет. Затушевывайте красным карандашом все малозначительные дела или время, потраченное впустую. Если в итоге ежедневник будет испещрен красными пометками — значит, вы тратите много времени без пользы. Подумайте, как можно избавиться от «красных» дел. Далее перераспределите свои занятия так, чтобы непродуктивные дела были плотно сгруппированы по времени. В итоге время будет использоваться вами более эффективно. К примеру, заниматься подготовкой писем вы будете в течение получаса утром, а не как прежде — десять минут утром и двадцать после обеда.

Если страница ежедневника окажется заполненной перемежающимися цветными строками, то ваша работа чрезвычайно фрагментирована. Если же в результате вы получите широкие полосы одного цвета — значит, вам уже с успехом удается консолидировать рабочие операции и группировать вместе однородные виды деятельности.

Учет времени поможет вам выяснить, какое количество своего времени вы в действительности контролируете. Отмечайте все отвлекающие моменты своей работы, все случаи, когда другие люди или телефонные звонки отрывают вас от дел. Какая часть вашего рабочего времени определяется чужими приоритетами? Выяснив для себя этот вопрос, вы сможете сделать так, чтобы преобладали ваши собственные приоритеты. Примите меры к предотвращению непродуктивного расходования времени (о контроле телефонных звонков читайте в главе 8).

Нет смысла заниматься учетом времени и раздумывать о наиболее рациональном его использовании, если у вас отсутствуют осознанные намерения предпринять конкретные действия. Если вы действительно хотите сэкономить время, то что-то из своей жизни должны исключить, а что-то в ней изменить. Проанализируйте выполненный хронометраж и решите, где должны и могут быть произведены позитивные изменения. Итогом работы станет общая картина того, что предстоит изменить.

Если вы уверены, что осилите все изменения разом (а это потребует поистине сверхчеловеческой решимости, которой большинство из нас не обладает), то производите по одному изменению в день или в неделю. При поэтапном внедрении изменений с течением времени ваша жизнь будет постепенно, как бы сама собой совершенствоваться, и процесс перемен не будет вызывать у вас стрессового состояния.

Решения по поводу использования времени вы можете принимать, исходя из критериев важности дел и их срочности, а также сочетания этих двух факторов. Таблица имеет следующий вид:

Рассмотрите каждый вид деятельности по следующим пунктам:

1. Важно и срочно

2. Важно, но не срочно

3. Не важно, но срочно

4. Не важно и не срочно

По итогам классификации будет определена приоритетность работы, а следовательно, и ваше к ней отношение. Если работа является важной и срочной, ей необходимо отдавать безусловный приоритет и выполнять незамедлительно. Примером может служить подготовка текста выступления начальника на вечернем заседании совета директоров. Задача может быть важной, но не требующей немедленных действий — если связана, к примеру, с долгосрочным проектом. В этом случае вы составляете протяженный во времени график ее выполнения, ориентируясь на установленный срок завершения проекта. Когда работа срочная, но не слишком важная, как, например, рассылка коллегам уведомления о предстоящем собрании за сутки до его проведения, можно поручить ее кому-то из персонала или отвести время после первоочередных дел. Помните, что если кто-то поручает вам работу и говорит о ее срочности, то это его оценка приоритетности. Наконец, если работа не важная и не срочная, стоит ли ее вообще делать?

Когда вы взглянете на результаты хронометража и оцените дела с использованием предлагаемой таблицы, то сможете оценить, сколько времени уходит у вас в заботах о вещах малозначительных. При появлении новой задачи решите, каково ее место в таблице, и соответственно отведите время для выполнения. Вы увидите, что в итоге станете в большей степени концентрировать усилия на вещах важных, продвигающих вас к достижению поставленных целей.

Некоторые привычки плохи, но по большей части они все же идут нам на пользу, упорядочивая жизнь, позволяя избегать многих ошибок, действовать быстрее. Например, у большинства людей сложился привычный ритуал утреннего туалета и выхода на работу. В его отсутствие нам пришлось бы всякий раз осмысливать каждое действие, а потому терять массу времени. Одежда готова, ключи от машины всегда на одном и том же месте, завтрак накрыт, при необходимости можно в считанные минуты подняться с постели и выйти из дома.

Лучший способ внедрить в практику новый порядок выполнения работы — встроить его в привычный ход жизни, сделать элементом каждодневной рутины. Если хотите, к примеру, прекратить терять время за пресловутой утренней чашкой кофе, сделайте над собой усилие — поставьте чашку на рабочий стол и не притрагивайтесь к напитку, пока не вскроете поступившую почту. В течение нескольких последующих дней вы будете, спохватившись, опускать чашку на стол после первого глотка, и еще несколько дней вам придется мысленно контролировать эту новую для вас процедуру, но затем нужная очередность действий будет соблюдаться автоматически.

На формирование привычки уходит от трех до четырех недель. Такие мелочи, как чашка кофе, требуют меньше времени, а приобретение привычки, скажем, к ежевечернему заполнению ежедневника или измененному подходу к телефонным звонкам займет больше времени. Решите, что вам следует изменить, и каждый день уделяйте этим вещам внимание. Если терпите неудачу, не отчаивайтесь, не опускайте руки. Начните заново на следующий день, сознательно заставляя себя действовать нужным образом. Со временем станет легче.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Попросите приятеля одергивать вас, когда вы по старой привычке начнете заниматься бесполезным делом.

Учет времени позволяет выяснить, сколько времени уходит у вас на дела, приближающие реализацию тех целей, которые вы установили для себя, читая главу 1. Если выясняется, что немногие из ваших занятий действительно помогают вам продвинуться к достижению целей, значит, есть основания всерьез откорректировать свою жизнь. Так, вы вполне можете мечтать о покорении Эвереста, но позволяют ли ваши действия надеяться на то, что мечта в конечном итоге исполнится? Если нет, что следует для этого предпринять? Быть может, вы могли бы отказаться от традиционной по четвергам встречи с друзьями за кружкой пива в пользу занятий по альпинизму в местном колледже. Или сменить журнал, который привычно читаете в субботу, на специальную литературу по альпинизму. Не слишком значительные перемены, но ведь лиха беда начало. Очевидно, что и важность отдельных целей различна. Если вы поставили во главу угла карьеру, то станете концентрировать усилия на изменениях, способствующих продвижению по службе. Только вы сами будете решать, каким будет соотношение целей в вашей жизни.

Теперь, когда известно, на что уходит ваше время, вы можете определить, в какой части время расходуется неразумно, и решить, как использовать его впредь. Естественно, вами должны учитываться претензии, предъявляемые на ваше время работой и домом. Потому, во-первых, вам предстоит изложить на бумаге свои непосредственные обязанности, то есть то, что от вас требуется на службе и в семье. С учетом выявленных ограничений решите, чего вы хотите достичь за счет оставшегося времени. Сверяйтесь с целями на первой странице своего ежедневника. Делайте так, чтобы цель была реально достижима за отведенный вами отрезок времени.

Выясните, насколько эффективным будет предполагаемый способ использования времени относительно требований работы или ваших основных целей.

Объединяйте сходные и рутинные операции. Если в течение дня вам предстоит какое-либо дело, внесите соответствующую запись в свое рабочее расписание, с тем чтобы больше о данном деле не думать до момента, когда придет его время.

Для работы над долгосрочными проектами старайтесь отводить блоки времени. Полуторачасовые отрезки — вполне разумный вариант. С одной стороны, достаточно, чтобы сделать что-то значительное, а с другой — не настолько много, чтобы утратилась концентрация внимания.

Что бы ни говорилось о необходимости делать только то, что имеет значение для жизненных целей, существуют вещи, важность которых не столь очевидна, но которые тем не менее идут на пользу и доставляют удовольствие. В частности, спорт. Забота о здоровье должна являться непременным элементом жизни человека. Между тем нередко пренебрежительное отношение к спорту. Нельзя допускать этого. Не обязательно посвящать спорту всего себя, но тот или иной вид оздоровительной активности, безусловно, следует включить в ежедневный или еженедельный график.

Существует множество способов приобщения к спорту в широком смысле этого понятия. Пешие прогулки на работу и с работы, йога, плавание, катание на велосипеде, танцы — все это благотворно скажется на вашем здоровье и физической форме. Выберите то, что вам больше по душе, и тогда регулярные занятия не будут в тягость.

Не забывайте и о своем душевном здоровье. Вот, например, что может помочь вам интеллектуально обогатиться и восстановить душевное равновесие:

► разгадывание кроссвордов;

► чтение художественной литературы;

► чтение периодики;

► релаксация в тишине;

► хобби;

► встречи с друзьями;

► отпуск.

Ни одно из перечисленных занятий не является важным само по себе, большинство из них не прибавят эффективности на работе, и, конечно же, все они займут определенную часть вашего времени. Но все же необходимо чем-то заниматься просто ради отдыха и удовольствия. Без маленьких радостей, без возможности отдохнуть умом и почувствовать свою связь с другими людьми вне напряженной атмосферы трудовой деятельности человек может подорвать здоровье, впасть в стрессовое состояние. Не обязательно посвящать досугу в той или иной его форме непропорционально много времени, но не стоит забывать и том, что досуг позволяет обрести новые жизненные силы. Отдавая себе в этом отчет, вы будете возвращаться к работе с лучшим настроением, взбодрившимся и отдохнувшим, а следовательно, и трудиться сможете более продуктивно.

Не уподобляйтесь тем многочисленным в наши дни людям, которые отказывают себе в отпуске под предлогом, что, дескать, «без меня не обойтись» или что «стоит мне сейчас уйти, и мне уже не наверстать упущенного». Во-первых, без отпуска вы рискуете подорвать здоровье, и тогда вам так или иначе придется брать тайм-аут. Во-вторых, если вы проникнетесь изложенными в этой книге мыслями по поводу управления временем, вам не придется ничего наверстывать или по крайней мере у вас не уйдет на это много времени. Наконец, вы сильно преувеличиваете свою незаменимость. А что, если вы сегодня вечером вдруг, не дай Бог, заболеете? Нет, мир не перевернется, даже если тем самым вы кому-то причините неудобства, а кому-то (самым близким) — тяжелые переживания. Так что отправляйтесь лучше в отпуск и возвращайтесь к работе посвежевшим и полным сил и энергии.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

По возможности планируйте отпуск заранее. Отметьте его время в ежедневнике или рабочем графике в самом начале года. Тогда вам будет легче настроиться на него и почти невозможно отказаться.

Вы провели учет времени и выяснили, какая его часть расходуется вами неразумно. Теперь начинается самое интересное. Предстоит решить, как вы хотите распорядиться своим временем.

Определенные вещи по-прежнему останутся элементом вашего ежедневного графика. Вы должны спать, есть, умываться, одеваться и ходить на работу. Что касается других занятий, то тут выбор за вами. Вы хотите больше видеться с семьей и друзьями? Хотите посвятить себя новому хобби? Принять более активное участие в жизни местного сообщества? Хотите добиться повышения или сменить работу?

Жизненные цели, которые вы для себя определили при чтении главы 1, напомнят вам, чего вы ждете от собственной жизни. Теперь предстоит несколько конкретизировать свои намерения. Как вы хотите провести предстоящий год? А предстоящие полгода? Какой вы видите свою неделю? А обычный день? Присядьте на минуту и закройте глаза. Мысленно представьте свой идеальный день и в нем себя самого. Теперь отметьте наиболее важные отличия вашего сегодняшнего дня от дня идеального. Проанализируйте их. Можете ли вы внести в свой обычный день изменения, которые приблизят его рисунок к идеалу?

Предположим, по вашим идеальным представлениям, вы должны приходить в офис в 10 часов утра, быстро выполнять необходимую работу, иметь продолжительный обед, уходить с работы рано и вечером ужинать где-нибудь вне дома со своей девушкой. В действительности же на работу вы приходите в 8.30, проводите до предела загруженный делами день, едва успевая перехватить сэндвич прямо на рабочем месте, проводите вечер над ворохом бумаг после опять же поспешного ужина и имеете возможность пообщаться с возлюбленной в течение какого-то получаса уже непосредственно перед отходом ко сну. Вполне обычный сценарий. Как же приблизить ваш типичный сегодняшний день к тому идеальному графику, о котором вы мечтаете?

Во-первых, возьмите на вооружение некоторые из элементов техники управления временем, которые предлагаются в этой книге. В результате вы станете скорее разбираться с делами и высвободите для себя обеденное и вечернее время. С обретением большей рабочей эффективности вы сможете попросить босса о переводе на гибкий недельный график с возможностью в отдельные дни появляться в офисе позже обычного. Наконец, можно договориться со своей девушкой о том, чтобы раз в неделю встречаться после работы неподалеку от вашего офиса для совместного ужина.

Ваш реальный день так до конца и не превратился в идеальный, но вы внесли в него изменения, которые сближают мечту и реальность. Если же вы даже не представляете, что является вашим идеалом, то стремиться к его воплощению не можете.

В отсутствие мечты рассчитывать на ее исполнение не приходится. Чем выше наши жизненные цели, тем ближе мы продвигаемся к достижению желаемого. И даже если не добиваемся всего, несколько пиков на пути наверх будут нами покорены. Наша жизнь станет более полной, сами мы в большей степени состоимся за счет одних только попыток достичь большего.

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Ведите учет времени и будьте при этом честны перед самим собой.

2. Выделите элементы неразумного расходования времени.

3. Выясните, какое количество времени вами контролируется, и поставьте себе целью это количество увеличить.

4. Установите приоритетность дел с использованием таблицы важности/срочности.

5. Превратите позитивные модели поведения в привычку.

6. Если скатываетесь на расточительную манеру обращения со временем, начинайте заново.

7. Полностью используйте предоставляемое вам время для отпуска.

8. Отведите время на укрепление собственного душевного и физического здоровья.

9. Откажитесь от того, что не приближает вас к достижению целей.

10. Стремитесь к превращению вашего обычного дня в день вашей мечты.

Прежде чем планировать свой день, вам предстоит выяснить, сколько времени уходит у вас на каждый вид деятельности. Проведите хронометраж своих дел в течение, по крайней мере, нескольких дней, в идеале — в течение двух недель. Не лукавьте перед самим собой, учитывайте даже самые малозначительные действия, совершаемые в течение дня. Когда будете представлять, сколько времени уходит на каждый вид деятельности, сможете решить, от чего следует отказаться и как в целом спланировать свое время. При составлении графика на будущее не забудьте предусмотреть в нем время на досуг и оздоровительные мероприятия.