Глава 5. Борьба с привычкой медлить

В этой главе рассказывается о том, как начать, когда очень не хочется. В ней разъясняется, что такое промедление, почему люди медлят и как с этим бороться. В главе приводятся практические советы по преодолению нежелания приниматься за дело.

Промедление есть следствие склонности под любым предлогом оттягивать с началом какого-то действия. Все мы без труда находим, чем заняться, лишь бы не делать то, что нужно. А не выпить ли еще одну чашку кофе, не почитать ли газету или посмотреть телевизор, не прояснить ли лишний раз в разговоре с боссом детали предстоящего проекта? Хорошо известные и весьма популярные способы «тянуть резину». А между тем вся эта гора писем на рабочем столе требует вашего немедленного внимания.

Проблема же состоит в том, что работу все равно придется делать, а если вы постоянно ее откладываете, то рано или поздно будете пытаться втиснуть целиком в очень ограниченные временные рамки. Такая ситуация ввергнет вас в еще большее уныние. И когда вы достигнете этой стадии, единственный путь к выполнению работы будет лежать все через то же ее начало.

Обыкновение медлить чревато с легкостью перерасти границы временного явления и превратиться в устойчивую привычку. Почему же мы медлим с выполнением работ? Объяснений можно привести несколько:

► страх потерпеть неудачу;

► отсутствие интереса к заданию; наличие более увлекательных занятий;

► нехватка времени;

► обескураженность характером работы;

► незнание того, как выполнить работу;

► предъявление очень высоких требований к самому себе;

► намерение слишком много взять на себя;

► усталость;

► неуверенность в необходимости работы;

► отсутствие определенности в конечных целях;

► наличие других беспокоящих вас проблем.

Список можно продолжить, а причины, по которым люди медлят с началом работы, вполне вероятно, у каждого будут свои.

Некоторые из причин имеют общие основания. Так, общее между страхом перед возможной неудачей и предъявлением к себе очень высоких требований состоит в ощущении собственной неспособности выполнить работу достаточно хорошо. Обескураженность характером работы, непонимание того, как ее делать, и неопределенность в целях означают, что вы плохо представляете себе, как следует браться за выполнение такого задания. Нехватка времени и намерение слишком много на себя брать свидетельствуют о дефиците организационных навыков. Если мысль о задании наводит на вас тоску, если вы считаете его малозначительным и у вас есть более интересные дела, то вам стоит пересмотреть свое отношение к данной работе как таковой. Если же вы ощущаете усталость или озабочены другими проблемами, значит, пришло время заняться этими проблемами вплотную.

Катрин, менеджер небольшой типографии, — типичная волынщица. Объем возложенных на нее обязанностей представляется Катрин невыполнимым, что и заставляет ее постоянно откладывать дела «на потом». Она часто подолгу задерживается на работе, поскольку в течение дня привычно медлит с началом многих дел. Ворох требующих внимания бумаг на столе приводит Катрин в ужас, и минует много чашек кофе и не меньше разговоров с персоналом, прежде чем она обратится к бумажной работе в своем кабинете. На остальных работников такая ситуация действует не лучше, поскольку им приходится самим добиваться от менеджера инструкций и буквально заставлять ее оформлять необходимые документы. Работа угнетает Катрин, она чувствует себя безнадежно увязшей в трясине дел.

К счастью для вас и для Катрин, как бы и по каким бы причинам вы с делами ни тянули, способы выправления ситуации одни те же:

► приступайте к работе немедленно;

► определитесь, что конкретно вы должны сделать;

► разбейте задание на ряд поэтапных действий;

► определите приоритетность задач, которые предстоит решить;

► установите сроки;

► нейтрализуйте отвлекающие моменты;

► незамедлительно принимайтесь за решение первой задачи;

► оставьте время для анализа, внесения изменений и окончательного оформления.

Какой бы работой вам ни предстояло заниматься, существует только один способ с ней разделаться — взять быка за рога, то есть приступить к работе немедленно. Понятно, что нельзя бросаться на нее очертя голову, не разобравшись, что и как надо сделать. Но вы можете немедленно приступить к подготовительному этапу — сбору информации и материалов для принятия решения о способах решения проблемы. Таким образом вы уже твердо встаете на путь, который ведет к ее решению.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Установите для себя срок завершения подготовительного этапа. В этом случае у вас уже не найдется оправданий для дальнейшей отсрочки начала выполнения основного дела.

Во-первых, взгляните на работу и решите, что должно быть сделано. Если вам поручено составление отчета, то предстоит собрать информацию, проконсультироваться с коллегами, написать отчет, выяснить мнение о нем коллег, передать отчет в печать и, наконец, придать ему подобающее оформление. В зависимости от статуса отчета последнее может означать переговоры с типографией по поводу специальных шрифтов, деталей выполнения обложки и переплета.

Так что же конкретно предстоит сделать лично вам? Секретарю или помощнику может быть поручен сбор какой-то части информации, с чем они вполне справятся, только снабдите их четкими инструкциями и установите срок исполнения. Коллеги могут дать свои отзывы по черновому экземпляру, но им также должен быть установлен срок. Печать набело в состоянии организовать секретарь или помощник. Вы дадите заглавие отчета для обложки, утвердите ее дизайн, а остальное можно будет доверить специалистам, как в самой компании, так и вне ее. Наконец, вы проверите и утвердите окончательное оформление обложки непосредственно перед началом производства тиража. Рассылку экземпляров отчета по подготовленному вами списку адресатов опять же организует ваш секретарь.

Итак, то, что еще недавно представлялось колоссальной работой, на поверку оборачивается довольно ограниченным числом дел, а именно:

► установлением сроков для каждого этапа работы;

► классификацией информации;

► написанием отчета (процесс может быть разбит на более мелкие этапы);

► учетом отзывов коллег;

► утверждением текста на обложке и ее дизайна;

►оценкой окончательного варианта текста и оформления;

►подготовкой рассылочного списка;

►сверкой и утверждением окончательного вида.

Надеюсь, вы не станете есть большой пирог целиком за один присест. Естественно, сначала вы его порежете на порции и будете наслаждаться в несколько приемов, кусочек за кусочком. Принцип применим ко всякому заданию, которое предстоит выполнить. К тому же так работа не будет выглядеть слишком пугающе. Гораздо проще начинать с небольших «кусков» и стараться не воображать всю громаду того, что вас ожидает. Катрин, например, смотрела на свою каждодневную работу и представляла ее в виде одного нескончаемого потока, исчерпать который полностью у нее не было никаких шансов. Не удивительно, что она собиралась с духом только к самому концу рабочего дня.

Итак, определившись с тем, что конкретно вам предстоит, разделите каждое задание в рамках большой работы на ряд более мелких шагов. Так, для оценки окончательного варианта текста отчета и его оформления вы должны будете: " включить в свой рабочий график время на проверку;

► удостовериться, что оригинал у вас под рукой;

► прочитать корректуру;

► сверить соответствие оформления утвержденному дизайну;

► пометить, какие изменения необходимо внести;

► позаботиться об отправке материала с последними инструкциями в типографию.

Этот метод работы применим ко всему, что вам нужно делать. Пусть каждое ваше действие будет незначительным, таким, чтобы вы совершали его без внутреннего содрогания. Последовательно, шаг за шагом продвигайтесь к выполнению задания.

Таков принцип деления, казалось бы, трудновыполнимой задачи на небольшие и вполне реальные для исполнения фрагменты. Каждый фрагмент может быть разбит далее на еще более мелкие части. Например, что касается написания текста отчета, то утром за несколько часов вы можете написать вступление, а затем в течение двух послеобеденных отрезков рабочего дня справиться с основным его разделом.

Если работа ужасает вас своим объемом, вся загвоздка может состоять в том, что вы не знаете, с чего начать. Если начнете с выполнения первой же подвернувшейся под руку задачи и станете столь же бессистемно продвигаться и дальше, работа по-прежнему будет представляться вам бесконечной, а ваше состояние будет близко к депрессивному. Этим обстоятельством вы будете пользоваться как поводом к постоянным отсрочкам. Трудно надеяться на успешное начало работы, если вы не знаете, в каком порядке станете выполнять каждый ее этап.

Как и при решении любой задачи, выясните, на какие этапы работа может быть разбита, и далее установите их приоритетность. Сначала беритесь за те, что в наибольшей степени требуют исследовательских и организационных усилий, а затем уже переходите к остальным. Другой вариант — начать с наиболее простой задачи, чтобы обрести веру в себя, а когда почувствуете себя уверенно, приступайте к самому сложному. Вы наверняка обнаружите, что стоит только взяться за дело, как оно уже не кажется таким уж сложным и устрашающим.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Установите будильник на подачу сигнала через пять минут после того, как вы устроитесь за рабочим столом. Когда сигнал зазвучит, немедленно приступайте к работе.

Чтобы дела делались, должны быть установлены сроки их выполнения. Иногда сроки определяются другими людьми, и в ваш рабочий день, месяц и год будет заведомо вкраплено бесконечное множество частных заданий.

Если сроки не установлены, сами позаботьтесь об их назначении. Если хотите написать повесть, отведите себе на это один год; основы испанского изучите за период с января по начало июня; дайте себе две недели на проработку предложений начальнику; полчаса для ответов на утреннюю корреспонденцию.

Сроки — это не так страшно, как может показаться. Вместо того чтобы относиться к ним как к злу, ввергающему вас в панику, рассматривайте их как удобный инструмент организации работы. Установлены ли сроки вами самим или кем-то еще, стройте на них свой рабочий график. Разбивая задачу на более мелкие шаги, решите, сколько времени понадобится на выполнение каждого и как разместить их в своем расписании. Оставьте достаточно времени для завершающего этапа проверки, внесения окончательных изменений и дополнений. Последнее важно. К примеру, выполняющие исследовательскую работу студенты часто недооценивают объем времени, который требуется на редактирование реферата, составление библиографии и перечня ссылок.

Если задача по-прежнему выглядит устрашающе, совместите сроки завершения каждого этапа и всей работы в целом с неким вознаграждением. Например, закончив написание главы книги, позвольте себе в течение получаса почитать роман. Если работаете в офисе, вознаграждайте себя по сумме сделанного. Заведите «список призов» и обращайтесь к нему по окончании рабочего дня или недели.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Если, приступив к работе, вы оказались настолько ею захваченным, что не можете остановиться, забудьте про сроки!

Нет ничего зазорного в том, чтобы баловать себя по завершении очередного этапа работы. Назначьте себе премию за выполнение каждой части проекта или крупного задания, над которыми работаете. При этом награда может быть чем-нибудь совершенно обыденным, вроде плитки шоколада или еще одной чашки кофе. Если они действительно доставят вам удовольствие, не скупитесь.

Преодолеть склонность к промедлению можно путем назначения себе «встреч» (вроде тех, время которых уже отмечено в вашем ежедневнике) для начала и окончания работы над заданием. Вместо того чтобы приниматься за работу когда придется или откладывать ее на последний момент, делайте соответствующие пометки в ежедневнике. В этом случае вы не сможете заниматься в назначенный час чем-то другим, поскольку данное время уже зарезервировано за конкретным заданием. Прием оказывается эффективным в отношении частных задач и отдельных этапов крупных проектов. Убедите себя, что вам назначено начало выполнения работы и вы должны взяться за нее вовремя.

Необходимость реагировать на внешние факторы — излюбленное оправдание любителей откладывать дела на потом. Телефонные звонки, посетители, торговые агенты, просто те, кто «заглянул на минутку», — все это удобные предлоги и основания для отсрочек. Чтобы с успехом бороться с собственной склонностью медлить с началом работы, необходимо максимально сократить число отвлекающих моментов.

О телефонных звонках мы поговорим более подробно в главе 8. Сейчас заметим только, что использование автоответчика или договоренность с секретаршей о том, что она сама будет в определенные периоды времени разбираться со всеми звонками, избавят вас от необходимости общаться с большинством абонентов.

С визитерами несколько сложнее. Если в функции вашего подразделения входит общение с посетителями, сделайте так, чтобы кто-то из персонала отвечал за работу с ними в определенные часы или дни недели, а вы бы в это время спокойно занимались своими делами. Можно делегировать сотрудникам ответственность за работу с посетителями попеременно, каждый в определенный день недели, вследствие чего у всех появится возможность в остальные дни работать спокойно, не отвлекаясь на посетителей.

Что касается торговых агентов, то секретарь может сразу предупреждать их о том, что для общения с ними отведены конкретные дни и часы. Либо поручайте кому-то из сотрудников контактировать с коммерсантами. В принципе продавцы не должны проникать в офис дальше входа, а их звонки — распространяться дальше секретаря.

Труднее всего справиться с теми, кто, проходя через ваш кабинет или мимо вашего рабочего стола в офисах с открытой планировкой, останавливается просто «переброситься парой слов», или «потому что это быстрее, чем звонить», или потому что «вид-но, что ты на месте». Разговор часто начинается с утверждения, что дело займет не более пяти минут, но обычно человек задерживается дольше, особенно если вы сами пользуетесь визитом как предлогом для перерыва в работе. Подобные отвлекающие моменты не только съедают ваше время, но и становятся прекрасным поводом к тому, чтобы не заниматься работой.

Для эффективной борьбы со случайными визитерами нужна особая стратегия. Во-первых, решите, ради кого вы готовы приостановить работу. К этой категории людей, вероятно, будут отнесены ваши боссы, но и в этом случае, если вам необходимо заняться важной работой, вы можете попросить о возможности встретиться позже, когда с делом будет покончено. Что касается всех остальных посетителей, то подумайте, как держать их по ту сторону своей двери. Вопрос особенно актуален, если на пути к ней нет ни секретаря, ни других представителей вашего персонала. Если же вы находитесь под надежной защитой, то случайным посетителям — кроме членов «привилегированной» группы — ход к вам может быть заказан.

Возможно, у вас нет намерения избегать всех контактов, и многие менеджеры как раз таки придерживаются политики «открытых дверей». Однако излишек незваных гостей может вылиться в малые объемы выполняемой работы при том оправдании, что «человеческое общение» — крайне важная вещь. Применяемая вами стратегия должна обеспечивать вашу доступность, но только на ваших же условиях.

Добейтесь сокращения числа отвлекающих моментов применением следующей тактики:

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Не поднимайте голову навстречу каждому входящему, поскольку тем самым вы поощряете его к разговору. По возможности не сидите лицом к двери или к основному потоку людей.

Когда уясните для себя, что предстоит сделать, определитесь с первой своей задачей и немедленно принимайтесь за ее выполнение. Какие бы чувства к конкретной задаче вы ни испытывали, лучший способ справиться с ней — приступить к работе как можно скорее, не откладывая. Даже небольшой шаг к выполнению работы улучшит ваше к ней отношение и облегчит дальнейшее продвижение. Как уже говорилось ранее, помочь себе вы можете делением задачи на более мелкие операции.

Если, несмотря ни на что, начало работы представляет для вас значительную проблему, попробуйте следующее:

► сделайте сначала самое простое, чтобы при ободриться;

► сделайте самое сложное, чтобы остальное таковым уже не казалось;

► убедитесь, что все готово для немедленного старта;

► если вам просто необходимо выпить чашку кофе, поставьте ее перед собой на рабочем столе;

► обещайте себе награду за выполнение каждого этапа работы, например, в виде чтения не скольких страниц любимого романа, короткой прогулки на воздухе или конфеты;

► представьте себе счастливый момент завершения работы;

► начните как угодно и с чего угодно, только бы начать (писатели, отчаявшиеся дождаться вдохновения, часто просто берут лист бумаги и пишут на нем все, что придет в голову).

Худшим следствием промедления является то, что вы не оставляете себе достаточно времени на завершение работы. Это проверка результата и внесение необходимых изменений. Кроме того, у вас должно оставаться время для анализа конечного результата и выяснения, является ли он желаемым или мог бы быть лучше, достигнут быстрее и стоить дешевле. Наконец, вам необходимо убедиться, что выполнены все этапы работы, которые необходимо скомпоновать в одно целое и придать надлежащий вид. Еще одна, на этот раз последняя, проверка готовности работы, и дело сделано.

Если вы заранее не оставляете себе времени на перечисленные действия, то начинаете паниковать и комкать работу. Если же знаете, что предусмотрели достаточно времени для всего, то с приятным чувством станете продвигаться к завершению работы.

Оценивая, сколько времени вам потребуется на проверку сделанного, ориентируйтесь на ранее выполненные задания и, соответственно, составьте график предстоящей работы. Оставьте достаточно времени на случай непредвиденных осложнений, и вы без труда впишетесь в установленные сроки. Уверенность в том, что в последний момент у вас не будет оснований для паники, облегчит вам начало работы.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Настраивайтесь только на однократную проверку любой сделанной работы.

Возможно, вы из тех людей, которые откладывают выполнение работы из опасения, что конечный результат будет далек от совершенства. Вы устанавливаете для себя высокую планку и боитесь, что не оправдаете собственных ожиданий.

Так вот, вы заблуждаетесь, полагая, что другие возлагают на вас столь же большие надежды. Да, они рассчитывают, что работа будет выполнена в срок и на достаточно высоком профессиональном уровне. Но если вы будете постоянно тянуть с началом работы из-за нежелания выдать нечто, что не соответствует вашим внутренним стандартам, то рискуете, во-первых, вызвать недоумение босса и коллег по поводу вашего отношения к делу, а во-вторых, подвести их, сдав задание позже установленного срока. Это что, лучше?

Задание, которое вы выполните, должно удовлетворять требованиям работы, ни больше ни меньше. Если задание выполнено, проверено, установлено его соответствие поставленной задаче и срокам, значит, вы справились с ним. Бесконечные проверки и перепроверки не улучшат результата, и чем больше вы будете ими заниматься, тем сильнее будет ваш страх по поводу качества сделанного.

Старайтесь сразу делать работу хорошо. Ясно, что получаться это будет не всегда; конечная проверка — вещь очень существенная, но, по крайней мере, стремитесь с самого начала все делать как надо. При таком подходе выполнение каждого задания воспринимается как вызов личной компетентности, что делает интересной даже малопривлекательную работу. Кроме того, в этом случае ускоряется рабочий процесс в целом.

Шансы на то, что с самого начала все будет делаться как надо, повышаются, если проведена необходимая подготовительная работа. Убедитесь, что на выполнение работы вами отведено достаточное количество времени. Предварительно ознакомьтесь со всей относящейся к делу информацией и инструкциями. Соберите все необходимые для работы материалы, средства и инструменты. Организуйте работу без сбоев. Сделайте необходимые записи и пометки, на которые будете ориентироваться в ходе работы. Приступайте к работе немедленно.

Выполняя задание старайтесь продвигаться поступательно от этапа к этапу. Одновременно старайтесь, чтобы каждый фрагмент работы был выполнен на максимально высоком качественном уровне. Это не исключает необходимости последующей проверки и корректировки сделанного, но значительно снижается объем окончательных исправлений и переделок.

Может показаться, что такой подход только замедлит дело, поскольку придется многое переработать по ходу работы. Но это не так. Работать вы будете более устойчиво, без рывков и задержек, а благодаря тщательно проведенной подготовке необходимость в корректировках в процессе работы будет небольшой.

Некоторые компании настолько воодушевлены идеей «сразу хорошо», что требуют этого от каждого производственного подразделения и каждой рабочей операции.

Никто из нас не совершенен. Вы можете выполнять работу с полной отдачей сил, но не добиться нужного результата. Иногда вашей вины в том нет. Питер, например, следуя приведенным выше правилам, регулярно готовит для босса солидный финансовый анализ деятельности страховой компании, в которой работает. Однако последняя его работа была возвращена ему для переделки. Дело в том, что «наверху» было принято решение использовать по отдельным параметрам иные критерии анализа, а потому, несмотря на всю тщательность проведенной Питером работы, его анализ оказался выполненным неверно.

Вполне может случиться, что вы сделаете ошибку или выполните работу очевидно ниже своих возможностей. У каждого человека случаются промашки. Не впадайте в отчаяние. Признайте ошибку, выясните ее причину и переделайте эту часть работы, начиная с ревизии этапа подготовки. Если в целом работа выполнена правильно, пересмотр отдельного ее фрагмента не должен занять у вас много времени.

Чтобы успешно сделать работу, необходимо позитивно к ней относиться. Если вы возьметесь за выполнение задачи с мыслями о том, что не хотите ею заниматься, считаете ее скучной и тягостной, то не сможете успешно ее решить, а сам процесс работы займет гораздо больше времени, чем при ином подходе. Ваши мысли будут заняты преимущественно тем, как избежать работы, а не тем, как добиться в ней прогресса.

Наличие позитивного отношения будет сказываться на всех аспектах работы. Анжела, представительница целого штата секретарей, обслуживающего менеджеров среднего звена крупной торговой компании, считала свою работу нудной и тяготилась ею. Со своими функциями Анжела вполне справлялась, однако всегда выполняла поручения менеджеров в самый последний момент, каждый раз находя повод отсрочить начало. Менеджеров беспокоило отношение секретаря к делу, так как приходилось постоянно перезванивать и справляться, приступила ли компания к выполнению их заказов. Подруга Анжелы указала ей на то, что такое отношение к делу не дает ей никаких выгод — шансы на повышение невелики, а коллег раздражают ее бесконечные стенания. Анжела серьезно задумалась над мнением окружающих и решила изменить свой подход к работе. Для начала она навела порядок на рабочем месте и придала ему некоторые черты индивидуальности и уюта, что должно было больше ее вдохновлять. Каждое поступающее задание она стала рассматривать как нечто особенное и оригинальное и относилась к нему как к очередному тесту на степень собственного профессионализма. Теперь даже для самых обыденных дел Анжела сама устанавливала сроки исполнения, мысленно представляла позитивные стороны выполнения задания и старалась делать свою работу на самом высоком уровне. Вопросы стали решаться быстрее, и Анжела работала с удовольствием. Теперь она сама начала искать для себя дополнительные задания, поскольку с пересмотром стиля работы времени у нее появилось гораздо больше. Коллеги начали проявлять к Анжеле больше симпатии, а начальство, отметившее столь отрадные изменения, уже рассматривало ее как возможного кандидата на повышение.

Приведенный пример отражает крайний случай, но что-то из этого может иметь отношение и к вам. Приобретая позитивный настрой даже в отношении наименее интересных заданий, вы гарантируете себе замечательные итоги. Среди них — своевременное выполнение работы и ее достойное качество; не стоит недооценивать и чувство удовлетворения от сознания хорошо сделанного дела.

Обычным проявлением привычки тянуть время являются опоздания на заранее запланированные, но не слишком приятные мероприятия — скажем, на встречу с трудным клиентом или с классным руководителем сына. Вы прибываете на несколько минут, а то и на полчаса позже оговоренного времени и начинаете с извинений. Изначально формируется неблагоприятная для общения атмосфера. Ни одному человеку не понравится, если его заставят ждать при наличии твердой договоренности о встрече. Кто-то простит вам неуважительное к себе отношение, а кто-то вообще откажется от дальнейших контактов. Опоздания не только признак крайней невоспитанности. Опаздывая, вы крадете чужое время, и свое, кстати, тоже. Далеко не каждый человек станет вас дожидаться или все же согласится продлить встречу, когда вы наконец явитесь. У большинства людей достаточно других дел, и в случае вашего опоздания для общения с вами у них может не оказаться ни времени, ни желания.

Опоздания могут иметь действительно серьезные последствия. Арнольд, коммивояжер, опоздал на деловой обед с новым, весьма перспективным, клиентом. Опоздал на каких-то десять минут, но чело-век уже ушел. Позже Арнольду передали слова несостоявшегося покупателя: «С какой стати я стану отдавать свои деньги компании, персонал которой столь вольно распоряжается моим временем?» Не побеспокоившись о том, чтобы явиться на встречу вовремя, продавец лишился крупного заказа.

Если вы из тех людей, кто искренне хотел бы всюду поспевать и тем не менее практически всегда опаздывает, — значит, вам есть над чем задуматься. Вполне вероятно, вам просто недостает организации. А может, вы один из тех чудаков, которые не носят часов? В любом случае вам необходимо критически пересмотреть свое поведение. Если не хотите носить наручные часы, подумайте об элегантном брегете на цепочке, часах-подвеске, электронных часах на поясе или о самых обычных часах в кармане пиджака. Повесьте часы на стену в спальне, на кухне, в столовой и рабочем кабинете. Если пользуетесь электронным органайзером, установите его будильник на сигнал, который напомнил бы вам о предстоящей встрече; только оставьте себе достаточно времени, чтобы вовремя прибыть к условленному месту.

Если вы хронически опаздываете, хватит пускать дело на самотек. Начните с того, чтобы вовремя выходить утром из дома. Советуем также воспользоваться другими нашими подсказками:

► купите будильник для дома и постоянно им пользуйтесь; выберите тот, у которого достаточно громкий и продолжительный сигнал, чтобы вас разбудить;

► поставьте будильник подальше от кровати, тогда для его отключения вам придется подняться с постели;

► станьте абонентом «телефонной побудки» и проинструктируйте оператора о том, как следует вас будить;

► сделайте так, чтобы все ваши часы на пять минут спешили;

► свой гардероб на следующий день подбирайте и приводите в порядок с вечера;

► также накануне вечером продумайте меню завтрака на следующее утро;

► заранее соберите портфель;

► сделайте так, чтобы ключи и бумажник всегда находились на одном месте.

Следование этим советам поможет вам вовремя вставать, принимать душ, завтракать и выходить из дома. Но как всегда успевать на встречи, что запланированы у вас на день?

Используйте все средства, которые способны в этом помочь. Попросите секретаря заранее напоминать вам о намеченном мероприятии. В зависимости от обстоятельств такое напоминание может сделать чужой секретарь или ваш приятель, позвонив вам в определенное время. Заранее закажите такси или машину компании, это поможет вам вовремя быть готовым к выходу.

Эффективный способ сокращения числа опозданий — почаще и внимательнее просматривать ежедневник и рабочий график и исключить или уменьшить число вероятных случаев позднего при-бытия на место. Например, посмотрите, сколько времени вы отвели себе на то, чтобы добраться от офиса до места встречи с клиентами в близлежащем городке. Хватит ли вам этого времени? Хорошо ли вы знаете дорогу? Если поедете на общественном транспорте, уточните расписание. Действительно ли вы выбрали самый короткий путь?

При необходимости куда-либо ехать всегда оставляйте себе резерв времени. Раннее прибытие — не преступление и обычно воспринимается с пониманием, а вот позднее неизменно вызывает негативную реакцию. Если доберетесь до места раньше, чем рассчитывали, то все равно сможете эффективно использовать образовавшееся свободное время (см. главу 4).

В случае проведения встречи в стенах компании пересматривайте свое расписание ради нескольких лишних минут только при необходимости перехода из одного здания в другое. По возможности измените излишне плотный график, чтобы без спешки и вовремя прибыть на встречу.

Что касается дороги до места встречи или иного мероприятия, не полагайтесь на память или интуицию. Заранее разработайте маршрут и точно представьте себе, как будете добираться. Можно воспользоваться системой спутниковой навигации, если она установлена на вашем автомобиле, или предварительно проложить маршрут с использованием специальной компьютерной программы. Если поедете на машине, убедитесь накануне поездки в ее исправном состоянии. Проконсультируйтесь со службой дорожного движения об условиях предстоящей поездки, следите по радио за оперативной информацией об интенсивности транспортных потоков.

Анализируйте полученную информацию. Самый прямой путь не станет для вас самым коротким, если дорога забита транспортом. Некоторые дороги хронически перегружены в определенные часы и дни недели. С учетом этих обстоятельств подумайте о возможности переноса времени или даты встречи.

В случае поездки на общественном транспорте выберите самый короткий маршрут и уточните его график. Не забудьте о том, чтобы у вас осталось достаточно времени добраться от места прибытия транспорта до места встречи. Купите билеты заранее (дайте соответствующее поручение секретарю), так вы гарантированно попадете на нужный рейс.

Если вам свойственно часто опаздывать, зарезервируйте достаточно времени на случай непредвиденных обстоятельств. Если, к примеру, опоздаете на автобус, хватит ли у вас времени на то, чтобы дойти до места пешком? Есть ли у вас с собой деньги на такси?

Всегда будьте готовы к неожиданностям. Если ничего не случится, вы прибудете раньше. Если случится, у вас тем не менее будет неплохой шанс вовремя добраться до места.

Непременно имейте при себе номер телефона человека, с которым встречаетесь, чтобы иметь возможность предупредить о своем опоздании. Захватите в дорогу мобильный телефон, чтобы не пришлось терять время на поиски автомата. Ваш заблаговременно сделанный звонок позволит человеку перенести встречу на другой день или более поздний час, даст ему возможность, пока вы добираетесь, спокойно заняться чем-то другим. Предупреждение о задержке будет с вашей стороны безусловным проявлением уважения, демонстрацией того, что вы цените время человека, с которым намерены встретиться.

Требование может показаться чрезмерным, когда вы затратили столько усилий, чтобы вовремя прибыть на встречу. Между тем на большинство встреч тратится больше времени, чем действительно необходимо. Упоминанием о времени своего отъезда сразу по прибытии вы настраиваете собеседника на прямой и конкретный разговор и получаете основание в указанный час решительно и с чистой совестью покинуть своего визави. Завершите переговоры на десять минут раньше, и у вас появятся десять минут в» запасе, а значит, все шансы прибыть вовремя и на следующую свою встречу. Кроме того, так можно повысить эффективность проведения встреч. (Подробнее о сокращении времени переговоров и более эффективном их проведении читайте в главе 9.)

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Приступайте к работе немедленно.

2. Четко представляйте себе, что вам нужно сделать.

3. Установите приоритетность задач.

А. Разбейте задание на ряд поэтапных действий.

5. Установите сроки.

6. Нейтрализуйте отвлекающие моменты.

7. Оставьте время для проверки выполненной работы.

8. Не пытайтесь достичь совершенства.

9. Не опаздывайте.

10. Учитывайте вероятность задержки.

Склонность медлить с началом работы может объясняться страхом, отсутствием интереса и многими другими вещами. Главный способ борьбы с промедлением — браться за дело немедленно. Разбейте каждую большую задачу на ряд мелких операций. Устанавливайте приоритетность каждой задачи и сроки выполнения. Делайте то, что в ваших силах: большинство работ требуют выполнения на высоком, а не высшем уровне. Старайтесь с самого начала все делать правильно. Приобретайте позитивный настрой в отношении каждого задания, думайте об их успешном завершении. Разработайте собственную стратегию борьбы с опозданиями и задержками. Составляйте график выполнения даже простых заданий, тем самым договариваясь с самим собой о конкретном времени окончания работы. Не смущаясь, подкупайте и умасливайте себя, поощряя к соблюдению рабочего графика и своевременному окончанию работы.