Глава 6. Учитесь говорить «нет»

В этой главе разъясняется, почему умение отказывать является инструментом управления временем и как эффективно этим инструментом пользоваться. В ней дается объяснение неспособности некоторых людей говорить «нет» и предлагаются советы по поводу того, как отказывать вежливо, но твердо.

Умение говорить «нет» — самый главный секрет управления временем. Даже если вы последуете всем советам этой книги, но так и не научитесь говорить людям «нет», все ваши усилия окажутся тщетными.

Вспомните, как часто вам приходилось соглашаться делать то, чего вы делать не хотели. Тогда вам, видимо, казалось, что проще согласиться, что просто не можете отказаться, иначе чувствовали бы себя виноватым. А может, просто-напросто не удавалось придумать удачного предлога для отказа. Далее вы оказывались в ситуации, когда приходилось тратить свое время на дела, которые никак не связаны с вашими собственными приоритетами, и делать которые у вас, по сути, не было никакого желания. Но разве одно это не достаточная причина для отказа?

Неумение отказывать оборачивается растрачиванием собственного времени. Против своей воли принимая на себя обязательство сделать что-то для других, вы действуете в ущерб личным приоритетам. Вдобавок вредите своему здоровью, приобретая целый «букет» отрицательных эмоций: тревогу, подавленность, возмущение.

Делать слишком много для других означает оставлять меньше времени для собственной работы. Она накапливается, вы утомляетесь сверх меры и становитесь легкой добычей для стресса.

Таня, служащая отдела продаж, всегда была с головой загружена поручениями своего начальника. При этом коллеги часто просили ее выполнить вместо них кое-какую работу, так сказать, «выручить». Таня всем старалась помочь, а собственные дела часто отходили на второй план. Нередко выходило так, что приступить к своей работе ей удавалось только к концу недели. Ее переполняла досада оттого, что другие столь беспардонно ее используют. Но поскольку она не находила в себе сил отказать, свои чувства ей приходилось держать при себе. В один чрезвычайно загруженный работой день, когда коллега попросил ее заняться еще одним делом, Таня сорвалась и накричала на него. Когда об этом узнал начальник, он был по-настоящему шокирован. «Но ты хоть бы намекнула, — виновато заявил он. — Мы-то думали, что ты только рада заняться чем-то еще».

Танина история имеет счастливый конец. Она распределила обязанности со своими коллегами. Начальник стал относиться к ней бережнее. Однако мораль этой истории касается каждого: безотказность — палка о двух концах.

Большинству из нас с детства привито уважение к людям. Потому наша готовность делать другим приятное, соглашаясь на просьбы о помощи, вполне естественна. А между тем такая реакция никак не способствует рациональному использованию времени, к тому же готовность «ко всему» не обязательно поможет вам внушить к себе любовь. В конце концов ваша услужливость будет восприниматься как должное и уважения к вам не прибавит. Люди, скорее всего, привыкнут к ней и перестанут считаться с вашими интересами.

Как «нет» может сберечь время?

Во-первых, вы избавитесь от необходимости выполнять ненужную работу, то есть от всего того, что делаете, только чтобы доставить удовольствие другим, но что не имеет отношения к вашей собственной жизни.

В первую очередь вы должны делать то, что работает на ваши собственные цели и задачи; чужие же цели могут приниматься в расчет, только когда у вас есть лишнее время, энергия и склонность к предлагаемой работе. Это отнюдь не означает, что никому не надо помогать вовсе. Однако, выполняя чужие просьбы, не занимайте позицию, при которой ваши собственные интересы отодвигаются на второй план.

Далее, вы сэкономите время за счет того, что не станете брать на себя работу, мешающую выполнению ваших прямых функций. Если начальник просит вас выполнить определенную часть сверхурочной работы или решить дополнительную задачу — все нормально. Если же вас постоянно просят делать дополнительную работу, которая не соотносится с вашей собственной и не идет ей на пользу, — старайтесь с этим бороться.

Наконец, вы сэкономите себе время через «нет», поскольку избавите себя от чувства вины и стресса, которые может породить чрезмерная уступчивость. Мысли по поводу того, как бы не подвести других или как справиться с внезапно возросшим объемом работы, сами по себе крадут ваше время. Как и недомогание, вызываемое переутомлением.

Говоря «нет», вы получаете возможность сосредоточиться на важных для вас вещах.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Нейтрализуйте отвлекающие моменты. Тем самым вы лишите людей дополнительного повода о чем-то вас просить.

Когда следует ответить на просьбу отказом, очевидно далеко не всегда. Следует ли отвечать отказом на просьбу коллеги помочь с проектом, когда вы загружены собственной работой? Откажете ли вы другу в просьбе подвести его ребенка до школы, если вам придется сделать для этого крюк и в результате вы опоздаете на работу?

Ясно представляйте себе, чего хотите достичь в жизни и каковы ваши приоритеты. Определиться в этих вопросах вам помогут первые главы нашей книги. Вещи, на которые вы соглашаетесь, должны так или иначе работать на ваши цели. Это не означает, что следует быть отпетым эгоистом и абсолютно ничего не делать для других, но если ваши действия лишат вас времени и энергии и никак не пойдут на пользу приоритетам вашей жизни, то от соответствующих предложений следует отказываться.

Если, к примеру, вас постоянно просят вести протокол собраний, которые не имеют никакого отношения к вашей работе, то надо ответить «нет». Если вам систематически предлагают остаться после работы, не беспокоясь о том, что от этого может страдать ваша личная жизнь, отвечайте «нет». Если дополнительные задания начальника мешают вам выполнять работу, за которую компания вам платит деньги, следует отвечать отказом.

Многие люди испытывают ощущение вины, когда приходится отказывать. Возможно, кому-то с детства привили абсолютную вежливость по отношению ко всем и внушили, что отказ в просьбе означает неуважение к просящему. Кто-то, может быть, хочет сделать просящему человеку приятное, поскольку тем самым надеется расположить его к себе. Другие же, возможно, просто не знают, как сказать «нет». Узнаете ли в ком-то из них себя? Если да, прямо сейчас избавьтесь от чувства вины. У вас есть полное право отказаться делать то, что вы делать не хотите. Большинство, не задумываясь, именно так и поступает. Вспомните наиболее преуспевающих и уверенных в себе людей из тех, кого знаете. Можете ли вы представить их говорящими «да» всем и по любому поводу? Вряд ли.

Не становитесь в позу, но и не спешите оправдываться. Вы лишь пользуетесь своим законным правом. Если не можете придумать достойного повода для отказа, оставайтесь невозмутимы и просто промолчите. Люди часто не задумываясь говорят «да», только чтобы что-то сказать.

Все это хорошо, заметите вы, но как сказать «нет», чтобы не выглядеть ни грубым, ни агрессивным? Существует ли что-то получше, чем лаконичное и мрачное «нет»?

Важно помнить, что, каким бы образом вы ни отказывались от работы, первым словом вашей фразы обязательно должно быть именно «нет». В противном случае собеседник почувствует слабость вашей обороны и решит, что вас еще можно уговорить. Если простое «нет» слишком для вас грубо, подсластите отказ более мягким продолжением. В качестве вежливого отказа можно выбрать что-то из следующего:

► Нет, извини, но со сделкой в субботу я тебе помочь не смогу.

► Нет, мне, знаешь, нужно добить этот отчет.

► Нет, насчет этого вечера я уже договорился.

► Нет, сейчас я подойти не смогу.

Если ваш отказ распространяется только на данный конкретный случай, то можете продолжить фразу, к примеру, следующими словами:

► …а вот в следующем месяце, думаю, получится.

► …может быть на следующей неделе?

► …но не пообедать ли нам всем вместе 21-го?

► …но если это срочно, то, может быть, Сэм сможет взять на себя часть дела, если у него есть время (пусть теперь Сэм ищет оправдания!).

Эффективный способ отказа — выразить понимание чужих проблем и затем объяснить, почему не сможете выполнить просьбу. Тем самым вы признаете обоснованность обращенной к вам просьбы, что делает отказ не столь болезненным для собеседника. Например, можете сказать: «На тебя, Сандра, действительно навалилось с этим отчетом. Но, ты знаешь, нет, у меня у самого каждая минута сейчас на счету».

Вы хотите сказать «нет», но не хотите, чтобы ваш отказ прозвучал грубо. Вы хотите продемонстрировать твердость, но не хотите показаться неблагожелательно расположенным. Как совместить это на практике?

Выражая отказ что-либо делать, не обязательно говорить громко, с излишней горячностью. Но если вы не привыкли отказывать, ваши слова могут именно так и прозвучать. Объяснить резкость интонаций можно вашей повышенной нервозностью. Если вы всю жизнь говорили людям только «да», то, чтобы однажды сказать «нет», вам потребуется мобилизовать все свое мужество. Повышенная эмоциональность ответа также может явиться вашей упреждаю-щей реакцией на изумление и чуть ли не возмущение собеседника вашей невесть откуда взявшейся решительностью. Как следствие — отказ звучит более свирепо, чем вам самому хотелось бы.

Не горюйте. Попрактикуйтесь в выражении своего «нет» дома перед зеркалом с записью голоса на магнитофон. Следите за тем, чтобы слова звучали твердо, но спокойно. Высказывайтесь ясно и доверительно. То же, кстати, относится и ко всем прочим типам высказываний. Четко представляйте себе причину отказа, и тогда ваш голос не будет звучать надрывно.

Если вы злитесь на собеседника, то рискуете ответить резко и грубо. Воспользуйтесь старым добрым способом: прежде чем что-либо сказать, сосчитайте до десяти. За это время вы успеете успокоиться и подготовить достаточно вежливый отказ.

Большинство людей воспримут ваш отказ с пониманием, и ваши отношения никак не пострадают. Вполне возможно, что вас еще больше станут уважать за решимость действовать так, как вы сами считаете нужным. Однако будут и те, кто не пожелает мириться с отказом, расценит отказ как личный вызов и попытается склонить вас к тому, чтобы вы изменили свое мнение. В общении с подобными людьми поможет словесная казуистика. На практике способ выражается в повторении вашего «нет» и причин отказа в различных их вариациях и столько, сколько потребуется. «Нет», как всегда, предваряет очередную фразу. Спустя какое-то время пресытившись вашим жонглированием словами, даже самый настойчивый собеседник оставит свои тщетные попытки вас «уболтать».

Итак, ваш отказ может материализоваться в следующих выражениях:

► Нет, я не смогу встретиться с тобой во вторник.

► Нет, извини, но именно во вторник никак не получится.

► Нет, во вторник у меня дела.

► Нет, вторник отпадает.

► Нет, во вторник у меня со временем абсолютный цейтнот.

► Нет… и так далее и тому подобное.

Большинство собеседников простят вам ваш отказ, если он будет высказан в приятной, вежливой манере и с благожелательной улыбкой. По вашей улыбке человек поймет, что, несмотря на отказ, вы испытываете к нему симпатию. Отказ в таком случае воспринимается с легким сердцем. Как ни странно, улыбка делает свое дело и при телефонном разговоре. Вы скажете, что улыбку по проводам не пошлешь, и будете не правы. Люди и на расстоянии чутко реагируют на нюансы речи и изменения в тембре голоса.

Не говорите «вряд ли», если хотите сказать «нет», так как человек решит, что вы скорее склонны согласиться на его просьбу. Если намерены отказать, то отказывайте. С другой стороны, вам действительно может понадобиться некоторое время на размышление. В этом случае попросите отсрочку, чтобы поду-мать и свериться с собственными планами. Но делайте это, только если действительно считаете, что, возможно, сможете оказать человеку помощь.

Если для принятия решения вам нужна дополнительная информация, туг же ее запросите. Далее быстро для себя решите, откажете вы собеседнику или нет.

Объясняя свой отказ, называйте конкретную его причину, например: «В этом месяце у меня нет времени», а не бросайте с ухмылкой: «Это мне не по зубам». Изложение конкретной причины будет принято с пониманием, отговорка же будет воспринята именно как отговорка. Если просто не хотите заниматься предлагаемым делом, оставайтесь честны и скажите: «Извини, но мне сейчас меньше всего хочется этим заниматься».

Отказывая в услуге, не ссылайтесь на какого-то другого человека. В наше время объяснение типа «жена будет против» уважения вам не прибавит. Словами же «я не могу, потому что…», напротив, подчеркивается, что вы принимаете решение, исходя из собственных приоритетов, которые не могут не уважаться другими людьми.

В любом случае ваше «нет» должно прозвучать недвусмысленно, но при этом просящий должен покинуть вас с ощущением, что вы были рады с ним переговорить и что его обращение в какой-то мере вам польстило. Одинокое «нет» обычно звучит слишком мрачно, так что воспользуйтесь предложенными выше более пространными формулами. Пользуйтесь простым «нет» при общении с людьми назойливыми, напористыми или с патентованными бездельниками.

Часто к вам обращаются не с просьбой что-либо сделать, а с предложением, которое, по мнению другого человека, может вам понравиться и касается, скажем, смены характера деятельности, совместного посещения театра или представившейся возможности покататься на каноэ. В подобных случаях, если вы намерены отказаться, первое, что следует сказать, это «спасибо». «Спасибо, замечательная мысль, но…» — вполне приемлемый вариант реакции. В конце концов человек полагает, что делает вам одолжение, и вам следует в первую очередь проявить признательность и никак не навредить дальнейшим отношениям.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Доверяйте своей интуиции: если вам хочется тут же ответить отказом, то так, по всей вероятности, и надо сделать.

Говорить «нет» боссу и коллегам по работе, пожалуй, самое трудное. Вы работаете на них и вместе с ними, и они ожидают от вас готовности всеми силами содействовать процветанию вашей общей компании. Однако такое содействие не должно превращаться для вас в неподъемное бремя, которое выливалось бы в скрытое возмущение, истощение сил и невозможность заниматься своим прямым делом.

Очевидно, что с учетом характера работы определенный объем взаимопомощи необходим. При аврале предполагается, что в преодолении кризиса все примут посильное участие. Но как быть, если от вас постоянно требуют брать на себя дополни-тельную работу или просят заниматься тем, с чем вы не согласны?

Прежде всего, следует выяснить, выполнение какого объема работы вменяется вам в обязанность. Если вас постоянно просят делать дополнительную работу, обсудите этот вопрос с боссом. Вместе вы сможете установить оптимальную для вас рабочую нагрузку, включая стандартный объем работы и возможную сверхурочную работу. Оцените все полученные задания и узнайте у босса, в какие сроки должно быть выполнено каждое из них. Прикиньте, сколько свободного времени у вас в итоге остается. Впоследствии вы будете согласовывать с начальником дополнительную рабочую нагрузку и график работы с учетом уже выполняемых вами заданий.

Согласованию с боссом подлежат следующие вопросы:

► ваши служебные обязанности;

► стандартная рабочая нагрузка;

► допустимый объем сверхурочной работы;

► сроки;

► срок уведомления о предстоящей сверхурочной работе;

► график работы над крупными проектами.

Всегда следует учитывать другие свои обязательства, из-за которых определенные виды дополнительной или сверхурочной работы вы выполнить не сможете. В то же время будьте готовы удовлетворить разумные дополнительные просьбы. И вы, и ваш босс должны понимать, что для вас приемлемо, а что нет. Когда ясность установлена, вы можете с чистой совестью отказываться от предложения сделать что-то дополнительно: «Нет, извините, мне необходимо закончить этот отчет».

Если вас просят сделать что-то сверх оговоренных объемов и вы считаете просьбу разумной, думаете, что сможете помочь, оговорите, какую часть работы вы на себя возьмете и когда сможете ее закончить. Не соглашайтесь на дополнительную работу, только чтобы продемонстрировать боссу, что вы на его стороне. Достойный вашего расположения руководитель не допустит, чтобы его сотрудники выбивались из сил.

Но может быть, вы не захотите отказывать из опасения, что в итоге ваша карьера окажется под угрозой, или полагая, что тогда другие люди не придут вам на помощь в случае необходимости. Но ваша карьера зависит от успешности выполнения работы, которой вы занимаетесь, а не от способности взваливать на себя неподъемную ношу и, находясь в состоянии стресса, делать кое-как и то, и другое.

Если собственный отказ вас все же беспокоит, доходчиво объясните, почему вы вынуждены отказывать: «Нет, извините, я не могу заняться сейчас этим отчетом. На мне уже висят четыре срочных задания». Или: «Нет, к сожалению, сегодня я не могу остаться после работы. Этот вечер у меня уже занят». Или даже так: «Я с этим не согласен, а потому не думаю, что мое участие пойдет на пользу».

Вы не хотите выглядеть отщепенцем, а потому не отвергайте с ходу все просьбы и предложения. Если босс просит вас что-то сделать, продемонстрируйте свою принципиальную готовность, но скажите, что вам нужно время на то, чтобы посмотреть, сможете ли вы выполнить поручение без ущерба для работы, которой уже занимаетесь. Если сможете, прекрасно. Если нет, составьте служебную записку с подробным описанием выполняемой ра-боты и расчетом незанятого времени. Сделайте встречное предложение по поводу своего возможного участия в выполнении задания, о котором идет речь. Например, можете предложить отложить на время другую работу, представить свой срок выполнения задания или взять на себя организацию по-мощи со стороны других членов персонала. Босс, таким образом, поймет всю обоснованность вашего отказа и либо согласится с каким-то из ваших предложений, либо поручит работу кому-то еще.

Не бойтесь говорить «нет» на работе. Вы имеете все основания претендовать на уважительное отношение к тому, чем занимаетесь, и полное право на собственный выбор во всем, что касается вашей работы. Никто лучше вас не знает, какой объем дополнительных поручений вы можете принять на свою ответственность.

Если коллеги постоянно просят вас о выполнении дополнительной работы, задайтесь вопросом: почему они сами не справляются с тем, что им поручено? Возможно, пришло время предложить руководству организовать общий семинар по проблеме рационального использования времени (более подробно об обучении управлению временем читайте в главе 12). А пока что соглашайтесь поработать дополнительно, если считаете, что работа впишется в ваш нынешний график и что она действительно того стоит, или если работа пойдет на пользу вашим собственным приоритетам. Если же она потребует слишком много времени и не имеет дополнительных плюсов, откажитесь от предложения. Объясните свои мотивы и не дайте себя уговорить.

Определенная взаимопомощь необходима в любой работе, а потому не отвергайте всякую просьбу о содействии. Однако большую часть времени вы должны заниматься своей работой и заботиться о своих приоритетах. Не последнюю роль в таких ситуациях играют сигналы и язык тела. Следите за тем, чтобы не выглядеть виноватым или смущенным. Откажитесь вежливо, но твердо. Коллеги-учителя постоянно просили Роджера провести дополнительные уроки или присутствовать на внешкольных мероприятиях, которые не имели отношения к его учебному предмету. У него оставалось все меньше времени на подготовку к занятиям и на работу в клубе для выпускников. Робкие попытки Роджера воспротивиться уговорам коллег обычно не имели успеха, а на твердое «нет» он никак не мог решиться. Как-то Роджер упал в обморок прямо на пороге классной комнаты и последующие четыре месяца провел дома. Диагноз — стресс. За это время Роджер успел переосмыслить свои приоритеты. Сегодня он вежливо, но решительно отказывается от всякой дополнительной нагрузки, за исключением случаев, когда его помощь абсолютно необходима школе. Теперь он гораздо свободнее чувствует себя в классе, поскольку полностью контролирует свою работу; у него остается достаточно времени и чтобы пообщаться с членами клуба выпускников. Его совет таков: «Если коллеги пытаются вами понукать, значит, они вас не уважают. Делу будет от вас больше пользы, если вы будете хорошо выполнять работу, за которую вам платят. Да, людям надо помогать, но только если ваша помощь действительно необходима, а не по кем-то заведенному обычаю или из опасения прослыть эгоистом».

Говорить «нет» друзьям, вероятно, еще труднее, так как с ними объединяют более близкие отношения. Вы можете опасаться, что в случае отказа больше их не увидите или что они станут за глаза говорить о вас малоприятные вещи. А возможно, вам просто хочется делать этим людям приятное, потому что вы их любите и считаете, что друзья для того и существуют, чтобы помогать друг другу.

Но если друзья в случае вашего отказа о вас забудут, то заслуживают ли они этого звания? Настоящий друг должен понимать, что вы при первой возможности скажете «да», а если говорите «нет», значит, действительно помочь не можете. Не думайте, что непременно должны соглашаться на любые предложения со стороны друзей. Вы были бы очень скучным человеком, если бы не имели никаких других дел и обязательств. Не чувствуйте за собой вины, когда вынуждены отвечать отказом. Только непременно объясните причину и предложите помочь или увидеться в другой раз. Такова жизнь, и необходима готовность к взаимному компромиссу.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Напишите крупно «НЕТ» на листке бумаги и повесьте на видном месте. Это поможет вам избавиться от привычки не задумываясь отвечать «да».

Может звучать странно, но нередко вы действительно можете превратить свой отказ если и не совсем в согласие, то уж точно во что-то иное. Например, вам, возможно, придется отказать друзьям в просьбе каждое утро подвозить их детей до школы, поскольку в этом случае вы будете опаздывать на работу. Одновременно вы можете предложить раз в месяц в субботу проводить с их детьми целый день, чтобы у родителей была возможность вместе пройтись по магазинам и поиграть в теннис. Заодно и у ваших собственных детей появятся новые друзья и компания для игр на все время, что вы будете заниматься в саду своими эскизами. В итоге вы только укрепите отношения с друзьями и при этом не поступитесь своими приоритетами.

Тому же принципу можно следовать и на работе. К примеру, если сегодня вы не сможете остаться ради Пита после работы, но через пару дней у вас будет время, чтобы помочь ему в подборе материала для отчета президенту компании, так и скажите. Пит будет вам благодарен, а вы сможете воспользоваться плодами грядущих изысканий при работе над собственным проектом. К тому же вместе с отчетом Пита президент может узнать и о вас как об одном из авторов работы.

Теперь, когда вы настроились на то, чтобы говорить «нет» без дрожи в голосе, ознакомьтесь с десятью способами выражения отказа, которые не оскорбят чувства собеседника. Помните, что «нет» экономит время, а потому произносите свой монолог с сознанием собственной правоты.

1. Нет, но на следующей неделе мы могли бы…

2. Нет, но что, если я…

3. Нет, я буду занят до…

4. Нет, сейчас мне необходимо закончить…

5. Нет, к сожалению, я должен…

6. Нет, извини, но я не могу…

7. Нет, боюсь, мне придется…

8. Нет, но ты можешь смело обращаться ко мне через…

9. Нет, однако я смог бы…

10. Нет, сейчас это невозможно, но…

Если и после этого вам трудно произнести слово «нет», воспользуйтесь менее категоричными формулировками. Вот вам еще несколько вариантов вежливого, но недвусмысленного отказа:

1. Извини, но…

2. К сожалению, это невозможно, потому что…

3. Боюсь, что…

4. Заманчиво, однако…

5. Я бы с удовольствием, но…

6. В другой раз я бы с радостью (если это действительно так), да вот…

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Не сомневайтесь в своем праве отказывать.

2. Будьте любезны, но тверды.

3. Тренируйтесь перед зеркалом в произнесении слова «нет».

4. Отказывая, улыбайтесь.

5. Не говорите «да», только чтобы что-то сказать.

6. Будьте честны.

7. По возможности делайте встречное предложение.

8. В определенных случаях не забывайте поблагодарить собеседника.

9. Попросите время на размышление, если оно вам необходимо.

10. Доверяйте своей интуиции.

Умение говорить «нет» является одним из наиболее важных приемов техники управления временем. Отвечайте положительно только на те просьбы, которые соответствуют вашим приоритетам. Говорите «нет» вежливо, но твердо, для чего можете воспользоваться приведенными в этой главе примерами. Если ваше «нет» не производит впечатления на собеседника, повторяйте одно и то же во множестве вариантов, пока до человека не дойдет смысл ваших слов. Выражайтесь определенно и не забудьте поблагодарить за предложение, если оно того заслуживает. Согласуйте с боссом объем и график выполнения дополнительных заданий. По возможности помогайте коллегам, но не в ущерб собственной работе.