Глава 7. Сократите объем бумажной работы

Чем меньше бумаг, тем больше экономия рабочего времени. В этой главе развеивается миф о безбумажном офисе и объясняется, как сократить количество бумаг до абсолютного минимума. В ней же поясняется, как быстро и эффективно работать с входящими документами и корреспонденцией и как уменьшить количество вырабатываемой вами самими бумажной продукции.

Большинство людей в наше время работают с прекрасной техникой: с компьютером, ксероксом, факсом. Они, безусловно, облегчают жизнь, но есть одна вещь, которая им не под силу, — сократить количество бумаг, с которыми приходится иметь дело.

И тем не менее миф о безбумажном офисе удивительно живуч. В теории все просто: техника делает бумаги ненужными. Мы можем общаться по телефону, факсу, электронной почте. Бумага здесь лишняя. Но почему тогда она по-прежнему вокруг нас?

Ответ прост: мы делаем бумагу атрибутом своей работы, неважно, нужна она нам или нет. Мы набираем письма и другие документы на компьютере и затем распечатываем помногу экземпляров. Мы звоним по телефону, а затем высылаем письменное подтверждение. Когда звонят торговые агенты, мы отделываемся от них, требуя выслать подробное предложение по почте. Мы отправляем сообщения по электронной почте, а затем распечатываем полученные ответные послания. Снимаем копии со множества документов и писем, ведь это так просто! Высылаем эти копии другим людям с пометкой «Дня архива» или «Для сведения». И сами получаем в ответ не меньшие кипы бумаги. Куда мы все это деваем? Впихиваем в папки и шкафы, складываем на стеллажи, на пол, на полки, заполняя бумагами все свободное пространство. Но бумаг всегда больше, чем места.

Возможно, вы один из тех аккуратистов, вокруг которых не увидишь ни одного листочка бумаги. Даже если это так, все равно среди тех листков, которые вы столь бережно убрали на отведенное для них место, наверняка есть ненужные.

Прежде чем двигаться дальше, попытайтесь определиться, для чего вам нужны бумаги. Возможно, вы держите их по каким-то приведенным ниже причинам:

► для справки;

► ради интереса;

► абсолютно необходимы для работы;

► без конкретной цели, просто не знаете, куда деть;

► бумаги этого источника непременно хранятся;

► компания требует иметь все бумаги в трех копиях;

► могут пригодиться;

► чтобы почитать, когда будет время;

► для передачи коллегам.

На самом же деле большинство хранимых бумаг бесполезны. Немного поразмыслив, вы сможете либо совсем освободиться от них, либо существенно сократить их количество.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Не знаете, следует ли сохранить документ для справки? Положите его на три месяца в ящик стола. Если за это время никто не захотел на него взглянуть, смело выбрасывайте в корзину.

Некоторые бумаги слишком важны, чтобы их можно было выбросить. Например, вы должны хранить юридическую, а также финансовую документацию за последние семь лет. Некоторые собственные документы и документы компании следует сохранять для справки. Если не знаете, какие именно бумаги относятся к этой категории в вашей компании, проконсультируйтесь со своим непосредственным начальником. Обычно такие документы можно передать на хранение в централизованный архив.

Далеко не всегда бумаги заслуживают к себе того внимания, на которое претендуют. Если не видите смысла в хранении каких-то документов и компания не может вразумительно объяснить, почему их следует сохранить, считайте, что они бесполезны. Вы высвободите для себя и для компании массу пространства!

Чем с большим количеством бумаг вам приходится иметь дело каждый день и чем большее их число вы храните, тем труднее вам работать эффективно. Время тратится не только на работу с бумагами, но и на поиски того, что вам нужно. Вы знаете, что контракт где-то здесь, но где именно? Вместо того чтобы немедленно им заняться, вы тратите время на его поиски. В среднем офисные работники теряют около часа в день на поиски нужных бумаг.

Потому соблюдайте главные требования: меньше бумаг, быстрая и эффективная работа с ними и чистое рабочее место. Это поможет вам экономить время и совершенствовать технологию своего труда.

Лучшее начало решения проблемы — немедленное начало. Найдите в своем графике по крайней мере полчаса свободного времени. Не пытайтесь решить вопрос за один прием, рассчитывайте закончить работу за несколько дней. В противном случае вы только устанете и будете корить себя за «бесполезно» потраченное время.

Для начала подготовьте необходимый инвентарь:

► одну или несколько больших корзин для мусора;

► четыре вместительные картонные коробки;

► этикетки;

► папки и скоросшиватели;

► маркеры.

Прежде чем приступать к сортировке, снабдите коробки этикетками с надписями «Непонятно», «Для передачи», «В работу» и «Архив». Коробка с надписью «Непонятно» будет заполняться бумагами, с которыми вы не знаете, что делать, или даже для чего они вообще нужны. Со временем вы найдете им место или применение, а пока что пусть полежат в этой коробке.

Бумагами из коробки «Для передачи» предстоит заниматься кому-то другому. Бумаги в коробке «В работу» требуют вашего персонального внимания и являются собственно вашей работой. В коробке «Архив» будут храниться те бумаги, которые непременно должны быть сохранены. Понятно, что просто бумажный хлам отправляется прямиком в корзину.

Суть технологии разбора бумаг заключается в их сортировке одна за другой. В некоторых книгах предлагается очистить стол от всего лишнего и затем заниматься каждым отдельным документом. Между тем гораздо проще изначально работать системно, а не переносить проблему с рабочего стола на пол вокруг него.

Возьмите в руки первую же бумагу, которой коснулись. Внимательно ее просмотрите. Вам предстоит сделать выбор между последующей работой с ней, передачей другим, хранением и отправкой в корзину. Положите бумагу в соответствующую коробку или бросьте в корзину. Необходимо ясно представлять себе значение каждой бумаги. Если не можете решить, что с ней делать, положите в коробку «Непонятно». Позже разберетесь и с ее содержимым.

Исследуйте территорию вокруг рабочего стола, не оставляя без внимания ничего бумажного, включая журналы, буклеты годовых отчетов, офисные принадлежности, книги и т. д. Все разместите на соответствующих местах, в том числе на полках и стеллажах. Если у вас много журналов, вырвите из них нужные статьи, а остальное выбросьте. Канцелярские принадлежности положите в ящик стола. Продолжайте уборку, пока стол не станет свободным от бумаг.

После избавления от всего бумажного на вашем рабочем столе может остаться что-то или даже все из перечисленного ниже:

► компьютер;

► факс;

► сканер;

► карандаши и ручки;

► фотографии в рамках;

► телефонный аппарат;

► автоответчик;

► чашка для кофе или чая;

► что-то из пищи;

► пластиковые лотки для бумаги; часы;

► сувенир;

► зажимы для бумаг, ластики, кнопки и т. д.;

► пресс-папье;

► ежедневник;

► электронный органайзер.

По возможности уберите со стола большую часть электронного оборудования, за исключением компьютера и телефона. Впрочем, системный блок может переместиться на пол, а вот сканер и факс лучше поставить на другой стол. Когда не пользуетесь электронным органайзером, запирайте его в ящике стола. Попросите технический отдел подключить ваш компьютер к локальной сети, чтобы вы могли пользоваться общим принтером. Также попросите установить на ваш компьютер встроенную факс-карту. Горизонтальный сканер вполне может разместиться в безопасном месте на полу.

Если выдвижных ящиков в вашем столе немного, нет тумбы с дверцей или если они вас не устраивают, найдите то, что вам нужно. Если это невозможно, проявите фантазию. Например, закатите под стол тумбу с ящиками для канцелярских принадлежностей и прочих мелочей.

Ручки, карандаши, скрепки пусть отправляются в пластиковый пенал или настольный прибор, а все остальное: степлер, блокноты, линейка — в ящик стола.

Когда установите на столе необходимое оборудование, уберите с него все прочее. Игрушка на столе, возможно, весьма забавна, однако не добавляет рабочему месту делового вида. Заберите ее домой и позабавьте домашних. Чашки, продукты и другие чужеродные предметы должны находиться на подобающем месте. Возьмите себе за правило немедленно убирать их со стола, как только заканчиваете с едой и питьем. Да и вообще, стоит ли питаться на рабочем месте?

Вам, возможно, регулярно дарят сувенирные пресс-папье и другие рекламные безделушки. Пользуйтесь последним подаренным пресс-папье, а остальные раздайте своим сотрудникам. Рекламные сувениры унесите домой или выбросьте.

Было бы жестоко лишать вас всякой возможности как-то персонализировать свое рабочее место. Всем нам хочется чувствовать, что наш стол — это наш стол. Ограничьтесь семейной фотографией. Цветы пусть стоят на подоконнике или на полке.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Если вы или ваш персонал регулярно получаете подарки в виде ручек и других канцелярских принадлежностей, складывайте их в общий ящик, а потом передавайте в местную школу.

Итак, вы на своем столе оставили только самые необходимые принадлежности и оборудование. Однако без бумаг на нем вам все же не обойтись. Что это за бумаги? Это, конечно же, документ, с которым вы в данный момент работаете. Все прочие находятся на своих местах. Книги — на полке, ежедневник — либо на столе, либо в ящике стола. Все остальное будет на столе лишним.

Поблизости от стола или в специальном ящике для файлов должны находиться необходимые для работы подборки документов, рассортированные по дням, неделям и месяцам (как описывается далее в этой главе). В начале каждого дня, недели или месяца вам достаточно будет выбрать нужную папку, над материалами которой предстоит работать или с содержимым которой потребуется постоянно сверяться.

Вернемся теперь к вашим четырем коробкам. Просмотрите содержимое коробки «Для передачи» и на каждом документе напишите имя человека, к которому он должен отправиться. Секретарь может заняться немедленной переправкой бумаг соответствующим адресатам. С коробкой «Архив» все ясно — поместите каждый документ в соответствующее досье. В коробке «В работу» находятся бумаги, с которыми вам необходимо как можно скорее поработать. Рассортируйте их в порядке приоритетности, вложите в папку, папку — на стол и займитесь ею, как только закончите с уборкой. Наконец, коробка «Непонятно». Если действительно не знаете, что делать с этими бумагами, скорее всего, хранить их нет смысла. Если не можете решиться выбросить какую-то из бумаг, попросите секретаря или коллегу просмотреть ее и предложите принять самостоятельное решение. Иногда имеет смысл переложить «грязную» работу на других.

Статьи, вырванные из журналов для последующего прочтения, помещаются в отдельную папку. Положите папку в портфель и займитесь ее просмотром, когда выдастся свободная минута переходного времени: в ожидании приема, во время поездки в транспорте и т. д. Прочитав статью, выбросьте ее. Оставляйте только в том случае, если уверены, что к ней еще придется вернуться. Помните, что материалы периодики быстро утрачивают актуальность и необходимость в их продолжительном хранении возникает редко.

Книги помещаются на книжную полку. Если среди них есть объемные тома, которыми вы пользуетесь лишь время от времени и которые могут пригодиться другим, поставьте их на стеллаж общего пользования.

Вы рассортировали то, что накопилось, но как поступать с бумагами, которые поступают к вам в данный момент, будь то по почте или иными способами? Следуйте тому же принципу, которым только что руководствовались при разборке уже имеющихся бумаг.

Одну за одной просмотрите каждую и распорядитесь ею по одному из четырех вариантов: выбросить, подшить, передать или пустить в работу. Нужно ли вам ее сохранить и нельзя ли передать кому-то другому? А выбросить? Стоит ли бумага того, чтобы оказаться в соответствующем файле, и если да, то держать ли ее при себе или лучше отправить в централизованный архив компании? Если ясно, что необходимо с бумагой поработать, то когда? Заняться ею немедленно или можно отложить на потом? Если бумага действительно нужна, отметьте на ней вверху приоритетность исполнения и положите на стол. Займитесь ею, как и другими своими бумагами, в порядке установленной степени приоритетности.

Иногда, разбирая почту, вам вообще нет необходимости заглядывать в конверты и знакомиться с их содержимым. Если это очевидная рекламная макулатура, отправляйте ее прямиком в корзину. Только будьте внимательны, чтобы не выбросить вместе с рекламой чек, которого давно дожидаетесь.

Что касается никчемных бумаг любого рода, в немалых количествах поступающих на ваш адрес, то весьма разумным будет иметь корзины в каждом кабинете офиса и даже дома. Тогда у вас будет меньше поводов хранить весь тот бумажный мусор, что попадает в ваш почтовый ящик или ложится на рабочий стол. К тому же бумаги перестанут с прежней интенсивностью скапливаться во всех более или менее свободных местах. Я работаю дома, а потому в каждой комнате у меня стоит большая красная офисная корзина для бумаг. Стоит ненужной бумаге попасться мне на глаза, как она немедленно обретает подобающее ей место.

Пусть корзины будут везде, где можно встретиться с чем-то бумажным. Рядом с каждым рабочим столом, рядом с копировальным аппаратом, со стеллажом с файлами, рядом с креслом, в котором вы знакомитесь с печатными материалами. У двери вашего дома. Если у вас нет возможности немедленно избавиться от ненужных бумаг, они неизбежно скапливаются на любых поверхностях, образуя уродливые груды. Если же корзина для бумаг всегда под рукой, то у вас не возникнет соблазна куда-нибудь примостить явно ненужный листок.

Если вы озабочены вопросами вторичной переработки отходов, заведите в каждом помещении по две корзины — одну большую, для сбора макулатуры, другую поменьше, для прочего мусора.

Почему бы не предложить компании приобрести корзины для бумаг с логотипом вторичной переработки и эмблемой компании? Если они будут расставлены где подобает, количество ненужных бумаг в офисе быстро сократится, а компания заявит о себе как об участнице общенациональной экологической программы.

Лучшее место для ненужных бумаг — специальный контейнер для макулатуры. Если у вашей компании уже есть договор с фирмой по утилизации бумажных отходов, которая регулярно их забирает, то все, что вам остается, — это вовремя бросить ненужные бумаги в соответствующий контейнер. Если нет, подумайте, что может подлежать утилизации на вашем рабочем месте. Поставьте контейнер или корзину для макулатуры там, где удобно избавляться от бумаг. Свяжитесь с фирмой по утилизации бумаги и узнайте, могут ли ее служащие регулярно забирать макулатуру из помещений вашей компании. Если нет, то вашим сотрудникам ничего не остается, как делать это самим.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Если вашей компании приходится избавляться от больших объемов картона или бумаги, подумайте о приобретении машины для прессования и пакетирования бумажных отходов: кипы легче складировать.

Совет, который приводится во многих книгах по управлению временем и состоит в том, что не следует прикасаться к одной и той же бумаге более одного раза, представляется невыполнимым. Авторы рисуют идеальную картину. Наделе, возможно, придется взять ее в руки и дважды, и даже трижды, чтобы выполнить какую-то работу. Но если вы замечаете, что постоянно беретесь за один и тот же лист бумаги или документ, позаботьтесь о том, чтобы серьезно проработать его содержание. Установите для себя срок углубленного знакомства с материалом, а затем уберите с глаз долой.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Ставьте на листке красную точку всякий раз, когда берете его в руки. Три точки — и время заняться бумагой всерьез!

Один из способов экономии времени и уменьшения нагрузки от бумажной работы состоит в том, чтобы в первую очередь воспрепятствовать появлению ненужных бумаг на своем рабочем столе. Продумайте наиболее простые пути решения этой задачи.

Прежде всего, позаботьтесь о том, чтобы ваше имя исчезло из рассылочных списков отправителей почтовой макулатуры.

Исключите свое имя из максимального числа реестров внутрифирменного оборота документов, чтобы иметь дело только с теми материалами, которые вам действительно необходимы. Вы, возможно, получаете какие-то журналы, бюллетени, а также циркуляры, без которых вполне можете обойтись. К примеру, Лидия выяснила, что ежедневно получает по каналам внутренней корреспонденции столько бумаг, что не хватит и недели, чтобы все их прочитать. Она специально проследила за тем, чтобы к ней поступали только абсолютно необходимые бумаги. В результате бумажный вал заметно спал, и при этом она не испытывала недостатка ни в чем из того, от чего отказалась.

Не просите высылать вам факсы и писать письма только лишь «в подтверждение» каких-то договоренностей, кроме действительно важных случаев. То же касается и сообщений электронной почты, и компьютерных факсов. Тот факт, что материал находится в компьютере, не означает, что он уже не является «макулатурой». Ответы на электронные послания могут отнимать у вас массу рабочего времени, если вы не предпримете шагов к ограничению входящего потока.

Пожалуй, наиболее «щедрым» поставщиком бумаг является копировальный аппарат. Не составит никакого труда изготовить множество копий практически любых материалов на бумажном носителе. Предлоги могут быть самые разные. Одни, например, считают, что надо разослать по экземпляру таким-то и таким-то людям, чтобы подстраховаться или чтобы их проинформировать; другие готовят копии просто на всякий случай: а вдруг они кому-нибудь понадобятся? Не делайте этого. Нужно снимать копию только с очень важного оригинала, который требуется вернуть, или если действительно необходимы несколько копий для вполне конкретных целей. Ничего не копируйте без крайней необходимости. Вам очень редко могут понадобиться несколько копий каких-то писем. Если письма хранятся централизованно, оригиналов обычно достаточно. Вы можете установить на своем компьютере программу, которая обеспечит классификацию и хранение отсканированных документов. Почему бы не приобрести ее и не ликвидировать полностью собственный архив входящей корреспонденции? Все письма и документы, которые должны храниться по закону или для последующей справки, следует передавать в централизованный архив. Дата их списания должна быть проставлена в соответствии с установленным порядком на каждой папке или коробке. Раз в три месяца отправляйте сотрудника в архив для сверки этих дат и уничтожения бумаг, срок хранения которых истек.

Контроль над бумагами обеспечивается, в частности, путем удобного их размещения и гарантированной возможности найти именно там, где они должны находиться. Теперь, когда вы избавились от лишних бумаг и максимально обезопасили себя от нового их притока, займитесь систематизацией тех, что у вас остались.

Во-первых, снабдите файлы этикетками с указанием общих категорий классификации бумаг, разделив их, к примеру, на отчетность, информационные бюллетени, информацию о поставщиках, досье по кадрам, материалы по обучению, данные о сбыте и т. д. Папки внутри файлов озаглавьте и расположите в алфавитном порядке, исходя, скажем, из названий компаний или фамилий ответственных лиц. Последние из поступивших документов должны лежать каждый в своей папке сверху.

Итак, вы расставили файлы в алфавитном порядке. Теперь сделайте то же самое с другими материалами: книгами, вырезками из журналов, подшивками, подписанными коробками. Словом, организуйте в алфавитном порядке все, что поддается такого рода систематизации. Система может показаться примитивной, но она проста в реализации и использовании, эффективна и не требует запоминания и расшифровки.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Объясните секретарю свой принцип систематизации. По возможности ознакомьте с ним свой персонал, чтобы любой в случае отсутствия кого-то из коллег смог быстро найти необходимые документы.

Необходимо располагать системой, которая напоминала бы вам о предстоящих действиях и позволяла бы заранее готовить документы к той или иной дате.

Время своих будущих встреч вы отмечаете в ежедневнике, там же можно делать записи и о предстоящих делах и сроках завершения работ. В ежедневнике также могут отмечаться этапы реализации проектов или выполняемых заданий. Отмечайте в ежедневнике следующее:

► даты пролонгации документов;

► даты выполнения повторяющихся действий;

► время начала реализации очередных проектов;

► списки материалов к предстоящим собраниям.

К предстоящим датам вы должны будете иметь в своем распоряжении определенный набор документов. Простейший метод работы на опережение состоит в совместном использовании ежедневника и отдельной папки. Отметьте в ежедневнике дату будущего мероприятия или встречи и тут же составьте перечень материалов, которые вам понадобятся. Сложите материалы в папку. Материалы к другим дням можно складывать в нее же, располагая по датам. Когда приходит день мероприятия, извлеките нужные документы из папки.

Для напоминания о предстоящих мероприятиях сделайте соответствующие пометки в ежедневнике за несколько дней или за неделю до нужной даты.

Такая система годится для относительно простой работы, однако часто приходится иметь дело с достаточно сложными схемами подготовки и оборота документов. На этот случай понадобится комплексная «опережающая» система подбора материалов, обеспечивающая их сохранность и доступность в нужное время.

Заведите 12 папок, по числу месяцев в году, и еще 31 папку — по количеству дней в месяце, последние пронумеруйте от 1 до 31. По получении документа, с которым предстоит поработать в будущем, поместите его в папку соответствующего месяца. По истечении текущего месяца рассортируйте содержимое папки следующего месяца по папкам с датами. Далее работайте с документами, отнесенными на каждый конкретный день.

Если вам требуется напоминание о предстоящем событии, вложите записку о нем в папку с более ранней датой, чтобы обеспечить себе достаточное время на подготовку. Или заведите еще одну папку, озаглавленную «На следующей неделе».

Такая система «раннего предупреждения» позволит вам контролировать подбор и обработку большинства документов. Если нужна более совершенная система, дополните описанную схему недельными папками.

В вашем ежедневнике или органайзере будут содержаться детальные указания по поводу важных дат, которые вы сможете синхронизировать с содержимым своих папок.

Кроме того, вам могут понадобиться персональные папки, помеченные фамилиями представителей вашего персонала или клиентов. Помещайте в них различную информацию и напоминания о собственных действиях, и в итоге при общении с конкретным человеком вы будете иметь под рукой все необходимое.

Досье на месяц, неделю и день должны находиться в специальном ящике вашего рабочего стола, чтобы вы в любой момент могли ими воспользоваться быстро и без всяких сложностей.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Ежедневник или органайзер на год могут быть недостаточны для отметок о всех будущих датах и пролонгациях. Пользуйтесь ежедневником на полтора года или имейте под рукой ежедневник на следующий год.

Вы должны избавить других людей от необходимости перерабатывать и хранить чрезмерные объемы бумаг. Обратите внимание на то, какое их количество вы высылаете и передаете своим партнерам и сотрудникам, и подумайте, как ограничить этот поток. Опробуйте следующие приемы:

► пишите ответ в нижней части полученной служебной записки или письма и в таком виде возвращайте отправителю;

► что бы вы ни писали, излагайте свою мысль ясно и разборчивым почерком; в ответ звоните;

► воспользуйтесь электронной почтой;

► ограничьте размер писем и письменных предложений одной страницей;

► распространяйте копии как можно реже;

► уменьшите число обязательных форм отчетности;

► сократите объем инструкций и наставлений.

Рекомендация общего характера состоит в кратком и разборчивом изложении своего послания, и тем не менее для многих людей задача составления письма представляет значительную трудность. В муках творчества они теряют массу времени, долго раздумывая над тем, как бы получше выразить свою мысль.

Вряд ли вам хочется проводить большую часть своего рабочего времени, занимаясь письменными ответами на корреспонденции. Чтобы облегчить себе жизнь, поступайте следующим образом:

► раскладывайте письма, на которые предстоит дать ответ, по двум папкам — первостепенной важности и остальные;

► в первую очередь отвечайте на первые, прочие приберегите до времени вынужденного простоя;

► заблаговременно подбирайте всю необходимую для ответа информацию;

► отвечайте, следуя порядку постановки вопросов вашим корреспондентом;

► каждому пункту ответа — отдельный абзац, даже если в нем окажется только одно короткое предложение;

► если формулируете собственное послание, предварительно составьте перечень вопросов, которые намерены осветить;

► пишите простым языком и короткими предложениями;

► если писать уже поздно, звоните.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Имейте в ящике рабочего стола и в портфеле пачку почтовых открыток с маркой. Пользуйтесь ими, когда от вас требуется не более чем краткий личный ответ.

Соберите образцы всех форм, которые вы и сотрудники вынуждены заполнять или отправлять в течение месяца. Взгляните на них и задайтесь вопросом, что случится, если какая-то из них перестанет существовать. Часто ответ будет прост: «Ничего не случится». Попытайтесь ликвидировать одну или две формы и посмотрите, каковы будут последствия. Если жизнь в итоге практически никак не изменится, больше их не вводите.

Кто касается форм, необходимость которых доказана практикой, оцените их структуру и терминологию. Можно ли их усовершенствовать, сделать проще для заполнения, понятнее, короче? Если можно, сделайте это.

Слишком много времени тратится на заполнение лишних, бесполезных форм. Большинство людей не заслуживают постоянной проверки их усердия путем заполнения различных форм отчетности. Их непосредственный начальник должен обеспечить необходимый контроль. Отмените максимальное число форм. В большинстве рабочих ситуаций требуется не столько неукоснительная точность, сколько разумная степень соответствия установленным критериям. Советуем действовать согласно принципу Маркса и Спенсера (основателей одноименной сети магазинов): «Не ясно, как быть? Плюнуть и забыть».

Как часто вам и вашему персоналу приходится штудировать объемные руководства и сборники наставлений? Своды внутрифирменных инструкций должны быть максимально краткими и конкретными. Люди скорее усвоят содержание небольшой, изложенной ясным языком брошюры, чем фолианта дюймовой толщины. Если ваша компания велика, а персонал ее многочислен, пусть у каждого подразделения будет свой узко специальный сборник наставлений.

Значительная часть бумаг может быть исключена из оборота при использовании возможностей компьютера, однако мало кто охотно пользуется этой возможностью. Лист бумаги представляется надежнее, поскольку с компьютерами случаются сбои и вся хранящаяся в них информация может быть в одночасье стерта. Очевидно, что ответ на подобные опасения прост и содержится во всех руководствах по пользованию компьютерами: регулярно делайте бэкап, то есть создавайте резервную копию на внешних носителях информации. Когда эта простая операция станет для вас рутинной, исчезнут все возражения против оформления и хранения большей части документации в виде электронной версии. Передачей сообщений на экран корреспондента посредством электронной почты вы в существенной мере сократите количество исходящих писем и факсов.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Высылая сообщение по электронной почте, указывайте в строке темы желательную реакцию со стороны абонента, например: «Ответ необходим к утру вторника».

Подобным образом могут пересылаться документы в их полной форме. Отсканируйте имеющиеся бумажные версии, рассортируйте их по папкам и файлам в компьютере и пользуйтесь, словно они по-прежнему имеют столь милую вашему сердцу бумажную основу. Работа может выполняться и храниться на любом компьютере, высылаться любому абоненту, располагающему совместимой системой коммуникации. И зачем тогда вообще нужна бумага?

Сегодня в виде программ появляются и другие традиционно бумажные продукты: органайзеры, ежедневники, календари, бухгалтерские сводки, инвентарные книги и т. д. Если вы действительно нацелены на то, чтобы избавить свою жизнь от бумаг, не пожалейте времени и внимательно изучите возможности своего компьютера. Проконсультируйтесь со специалистами-компьютерщиками собственной компании по поводу того, как использовать компьютер с максимальной пользой для дела. Инвестируйте средства в апгрейд своего компьютера и новое программное обеспечение, если сможете в итоге воспользоваться преимуществами более совершенных программ.

Пусть вас не пугает язык компьютерных материалов. Попросите кого-нибудь объяснить вам смысл непонятного жаргона и продемонстрировать работу неизвестных программ. Либо запишитесь на вечерние курсы для пользователей. В пользовании компьютером нет ничего сложного, если вы усвоили базовые принципы.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Выбирайте программы с демонстрационной функцией: наглядный пример пользования легче усвоить.

Прежде чем станете составлять бумагу для отсылки по почте, подумайте. Нельзя ли не писать, а позвонить? Если говорить по делу (см. главу 8), телефонный звонок — это более быстрый и эффективный способ общения. Нельзя ли воспользоваться диктофоном для надиктовки письма, записи инструкций и формулирования идей? Все это ваш секретарь сможет затем напечатать за один присест. Сможете ли вы заглянуть к человеку, с которым необходимо переговорить? Подумайте о способах передачи сообщения без использования бумаги.

Ясно, что важнейшие документы, например контракты, должны храниться в печатном виде. В то же время от множества бумаг можно легко и безболезненно избавиться. И чем меньше их будет у вас в офисе и дома, тем больше появится времени, того самого, которое вы тратите сегодня на работу с этими бумагами.

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Признайте, что никакой офис не обойдется вообще без бумаг.

2. Бережно относитесь к юридическим и финансовым документам.

3. Систематизируйте бумаги: или передавайте их по инстанции, или работайте с ними, или выбрасывайте.

4. Очистите свой рабочий стол от всего лишнего.

5. Держите под рукой только действительно необходимые бумаги.

6. Притрагивайтесь к любой бумаге не более одного-двух раз.

7. Ограничьте поток поступающих к вам бумаг.

8. Разработайте простой способ систематизации бумаг и неукоснительно пользуйтесь им.

9. Обходитесь как можно меньшим количеством бумаг.

10. В борьбе с бумагами пользуйтесь возможностями технических средств.

Освободите свой рабочий стол от всех бумаг лист за листом. Вложите каждую в нужный файл, переправьте по назначению, выбросьте или начните над ней работать. Максимально сократите поток входящих материалов. Ограничьте собственное производство бумаги. Используйте ясную и простую систему классификации документов и призывайте к пере-ходу на нее всех своих сотрудников. Пользуйтесь папками предстоящих месяцев и дней для контроля над исполнением будущих проектов и работ. Максимально используйте возможности компьютера для сведения на нет бумажной работы.