W M WILLIAMS MAHONEY, INC. 1986

April 1, 1995

RFG Manufacturing Agency

4087 Nine Avenue

New York, New York 10056

Dear Sir or Madam,

We intend to purchase a new office copier before the end of the fiscal year. We would like to conside'r an RFG copier and wonder if you have a model that suit our needs.

Our office is small, and a copier would generally be used by only three secretaries. We run approximately 3, 000 copies a month and prefer a machine that uses regular paper. We would like a callator, but rarely need to run off more than 25 copies at any time.

We would also like to know about your warranty and repair service.

Since our fiscal year ends June 30, 1995 we hope to hear from you soon.

Sincerely yours,

Обратите внимание, как легко адресату будет отвечать на это письмо где изложены все нюансы дела по требуемым копировальным машинам. Здесь дана четкая картина того, что вам нужно, и менеджер сможет быстро и без труда предложить вам искомое. Вообще не стоит поступать так, как сделала одна леди, приславшая заказ на флюгер для ее нового гаража и указавшая лишь цену из каталога, что попался ей на глаза.

Dear Sirs,

Please send me one of your weather vanes which I saw advertised for $34. 95. We have recently repainted our garage and a weather vane would be a wonderful finishing touch.

He надо писать, для чего вам нужен флюгер, это совсем неинтересно там, на той стороне. Опишите лучше размеры, цвет и другие необходимые параметры:

Dear Sirs,

I have seen your ad in the Boston globe of Sunday, February 21, and would like to order the following weather vane:

Model EPC-18 eagle with arrow, copper $34. 95.

I would. like the weather vane sent to the above address by parcel post and charged, with any applicable sales tax and handling costs, to my VISA account (number 003 0971 A108; expiration date, 3/93).

Yours Truly.

Многие компании используют для заказов специальные бланки-формы, где вам нужно лишь заполнить пустые места. Но тем не менее всегда есть какие-то моменты, которые должны и могут быть обсуждены в рамках письма. Не забудьте, что ваш заказ должен затрагивать следующие пункты:

1. название товара,

2. его номер (по каталогу),

3. количество (сколько единиц в партии или сколько партий),

4. описание (размер, цвет, вес, материал…),

5. цена,

6. возможная скидка,

7. налог,

8. способ оплаты,

9. способ доставки,

10. желаемая дата доставки и адрес,

11. если вы отвечаете на рекламу или объявление, то не забудьте указать тот источник, где вы раздобыли информацию.

Вот все более или менее необходимые требования к письмам-запросам.